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Nikkei X-TECH_2020.3.17

자택에서도 대면 회의
무료 영상회의를 시작하는 꿀팁

텔레워크(Telework, 원격근무)에서 이뤄지는 상사나 동료와의 커뮤니케이션에는 비즈니스용 채팅 툴이 유효하다는 것을 지난번 기사에서 소개했다. 작업 확인 및 진척 보고, 파일 공유 등 일상적인 업무에서 그 위력을 발휘하게 될 것이다.

한편, 정례 회의나 팀의 프레젠테이션, 긴급 미팅 등 보다 직접적인 커뮤니케이션을 필요로 하는 케이스도 있다. 이러한 경우에 활용될 수 있는 것이 SaaS(Software as a Service)형 영상회의 서비스이다.

도입이 쉽고 사용하기 편리하다는 점에서 최근에 주목 받고 있는 것이 미국의 Zoom Video Communications가 제공하는 ‘Zoom’이다. 무료 플랜과 복수의 유료 플랜이 마련되어 있다. 손쉽게 영상회의를 시작하고 싶은 경우에는 우선 무료 플랜을 시도해보는 것도 좋을 것이다.

-- 링크 클릭만으로 회의에 참가할 수 있어 --
채팅 툴 ‘Microsoft Teams’나 인터넷 영상통화 ‘스카이프(skype)’로도 영상회의는 가능하다. 하지만 회의 참가자는 사전에 해당 서비스의 이용자 계정을 취득할 필요가 있다.

반면, Zoom은 주최자 이외에는 계정을 만들 필요가 없다. 회의 참가자는 주최자가 전송하는 ‘초대’ 메일에 기재된 링크를 클릭하면 Zoom의 프로그램이 자동적으로 다운로드 되어 영상회의에 참가할 수 있다.

회의 주최자는 메일주소와 패스워드를 등록해 계정을 만들거나, 구글이나 페이스북의 계정으로 인증할 필요가 있다. 영상회의를 시작할 때에는 화면의 지시에 따라 카메라와 마이크 등을 설정해 ‘초대’ 버튼을 통해 참가하길 원하는 멤버에게 메일을 전송한다.

초대 메일에는 참가에 필요한 URL 등이 자동적으로 기재되기 때문에 주최자는 주소만 지정하면 된다. 전용 앱 ‘ZOOM Cloud Meeting’을 이용할 경우, 스마트폰을 통해서도 영상 회의의 주최 및 참가가 가능하다.

무료 플랜에서는 1건의 영상 회의에 100명까지 참가할 수 있다. 1대 1의 경우에는 시간 제한은 없지만, 3인 이상이 참가하는 경우는 최대 40분이다.

참가자 간에 컴퓨터나 스마트폰 화면을 공유하는 ‘화면 공유’와 배경에 화상을 합성하는 ‘가상 배경’ 등의 기능도 무료 플랜에서 이용할 수 있다.

-- 우선은 소규모 회의부터 시작 --
지금까지 Zoom 서비스에 대해 이야기했지만, 그 밖에도 무료로 이용할 수 있는 영상회의 서비스는 여러 개 있다. 하지만 아직까진 어떤 서비스에서도 쾌적한 영상회의를 바로 실시하기는 쉽지 않다는 것을 명심해야 한다.

이용 팁 중 하나는 소규모 회의부터 시작하는 것. 앞에서 언급한 것처럼 Zoom의 경우, 무료 플랜에서도 최대 100명이 참가할 수 있지만, 너무 사람이 많으면 문제가 발생했을 때 원인 특정이 어렵다. 처음에는 1대 1로 시작해보고 잘 되는 것을 확인한 후에 점차 늘려나가는 것이 좋다.

회의 참가자의 컴퓨터가 영상회의 서비스가 요구하는 작동 환경을 충족시키는지, 카메라와 마이크를 탑재하고 있는지 등을 미리 조사해두는 것도 중요하다. 문제가 발생하는 원인이 ‘참가자의 컴퓨터에 카메라와 마이크가 탑재되어 있지 않았기 때문’일 수 있다. 주위의 소리를 차단하고 자신의 목소리를 깨끗하게 전달하고 싶은 경우에는 헤드셋 이용을 검토해보는 것도 좋을 것이다.

또한 영상회의 서비스를 도입해도 문제가 없는지, 근무하는 곳의 보안 정책이나 SaaS 이용 규범 등도 반드시 확인해야 할 것이다.

 -- 끝 --

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