일본산업뉴스요약

업무 혁신, IT로 해결
얼굴 인증으로 재석(在席) 확인, 이동 중 경비 정산 등도 가능

업무혁신관련법이 국회에서 통과되었다. 인력난을 겪고 있는 기업들에게 ‘업무 혁신’을 통한 생산성 향상은 중요한 과제로 떠오르고 있는 가운데 많은 기업들이 그 해결 방안을 모색하고 있다. IT업체들은 이러한 흐름을 새로운 비즈니스 기회로 보고, 인공지능(AI) 등의 새로운 기술을 이용한 제품 및 서비스 제공을 추진하고 있다.

-- 시간의 효율적 활용 촉진 --
최근 자택에서 자녀를 돌보며 일하는 등 직장 외에서 일하는 ‘텔레워크’ 시스템을 도입하는 기업들 이 늘고 있다. 자녀를 키우는 세대가 그 능력을 발휘하는데 중요한 활동이지만, 도입 기업으로부터 “관리자가 사원의 근무 실태를 파악하기 어렵다’ 등의 목소리도 나오고 있다.

텔레워크에서는 사원이 실제로 일하는 시간을 스스로 신고하는 것이 일반적이다. 근무 개시 및 종료를 관리자에게 메일로 통보하거나, 하루의 업무 내용을 보고서에 정리하는 등 시간과 노력이 필요. 관리자와 사원 모두에게 번거로운 면이 있다.

캐논IT솔루션즈(ITS)는 이러한 문제를 ‘얼굴인증 기술’로 해결할 수 있는 클라우드 서비스를 제안하고 있다. 포인트는 사원의 근무 실태를 ‘가시화’하는 것. 노트북 등에 내장되어 있는 카메라 영상을 바탕으로 사원의 재석(在席)과 이석(離席) 상태를 시스템이 자동으로 판별한다. 이 데이터는 근무 실적으로서 기록되고, 사원별로 일별과 주별, 월별로 집계하는 것도 가능하다. 관리자는 이 그래프를 보고 ‘근무 중에 자리를 자주 비운다’, ‘정식 근무 시간이 끝나도 계속 일하고 있다’ 등 근무 실태를 정확하게 파악할 수 있다.

또한 서비스에는 텔레워크로 근무하는 사원이 ‘견적서 작성’ 및 ‘회의 자료 작성’ 등 업무 내용을 선택해 소요된 시간을 업무별로 집계하는 기능도 있다. ‘회의 자료를 효율적으로 작성하는 것은 잘하지만, 견적서 작성 능력은 떨어진다’ 등 사원의 실력을 쉽게 판단할 수 있다는 효과도 있다.

업무 중 컴퓨터 화면의 스크린샷은 정기적으로 클라우드에 업로드 되기 때문에 근무 상황을 증명할 수 있다. IT서비스사업부의 가세(加瀨) 씨는 “일지 작성 등의 업무를 줄일 수 있다”라고 설명한다.

텔레워크를 도입할 때 대부분의 기업들이 우려하는 것은 정보 유출이다. 캐논ITS의 서비스에서는 사원 외 제 3자가 컴퓨터 화면을 엿보거나 사원 대신 컴퓨터를 조작하는 것도 방지할 수 있다. 카메라 영상에서 본인이 아닌 다른 얼굴을 감지할 경우 화면이 까맣게 되고, 관리자에게 자동으로 메일로 통보된다. 이 때의 영상과 화면의 스크린샷도 기록되어 관리자는 누가 어떤 정보를 보았는지에 대해 그 자리에서 확인할 수 있다. 캐논ITS는 이러한 보안성을 전면에 내세워 기업들에게 도입을 제안하고 있다.

단순 작업은 AI 등에 맡기고 사원이 영업 및 기획 제안 등에 많은 시간을 할애할 수 있는 체제를 구축하는 것도 업무 혁신의 큰 테마이다. 여기서는 컴퓨터를 이용해 정형적인 서류 작성 및 데이터 입력 등을 자동화하는 ‘RPA’가 그 힘을 발휘한다. 후지소프트는 RPA와 스마트폰을 조합해 자택 및 외출 중에 출근부 작성 및 경비 정산 등이 가능한 ‘모바일 RPA 연계’ 서비스를 개시했다.

이용자는 마이크로소프트의 ‘Skype for Business’ 및 LINE의 ‘LINE WORKS’ 등 기업용 대화앱을 이용해 RPA에 시스템 조작을 자유롭게 지시할 수 있다. 교통비를 정산하는 경우에는 ‘교통비 정산 2018/07/19 1,000’ 등의 메시지를 전송. 전송된 메시지 내용을 RPA의 소프트웨어 로봇이 자동으로 확인해 시스템에 로그인. 이용자 대신 시스템을 조작한다. 이용자는 이동 등 비는 시간에 다른 업무가 가능. 외출이 많은 사원의 업무 효율화를 지원한다.

텔레워크와 RPA를 효율적으로 도입하기 위해서는 종이 서류의 전자화도 중요하다. 업무용 스캐너 전문업체 PFU(이시가와 현)는 페이퍼리스화를 지원하는 서비스로 고정밀 광학 문자 인식(OCR) 기능을 클라우드를 통해 제공한다.

PFU의 ‘스마트캡처 서비스’는 AI를 활용해 서류의 문자를 인식한다. 복합기 등을 통해 서류를 인식해 PDF형식의 영상 데이터로 클라우드에 업로드 하면, AI가 서류의 문자를 인식해 데이터화하는 시스템이다. 이용자는 인식된 결과를 웹 상에서 확인, 필요에 따라 수정할 수 있다.

제2 인테그레이션 매니지먼트사업부 담당부장인 쓰치(津知) 씨에 따르면 “현시점에서의 대상은 문자이지만, 올 가을에는 손글씨도 가능할 것이다”라고 한다.

ICT시장, ‘2021년 2.6조엔 시장으로 확대’, IDC재팬 예측
IT 특수에 기업들의 기대 확산

업무 혁신으로 발생되는 IT 관련 수요는 커, 기업들도 강한 기대감을 나타내고 있다. 조사회사, IDC재팬(도쿄)의 조사에 따르면, 2021년에는 업무 혁신 관련 국내 ICT(정보통신기술) 시장 규모가 2조 6,622억엔에 달할 전망이다.

분야별 성장률은 시스템 개발 등 ‘IT 서비스/비즈니스 서비스’가 19.8%, RPA 및 모바일 기기 관리 툴 등의 ‘소프트웨어’가 11.9%, 스마트폰 및 가상 데스크탑용 노트북, 서버 등의 하드웨어는 3.7%, 통신 서비스는 2.6%로 예측했다.

텔레워크 등의 도입을 위한 기본적인 하드웨어 환경은 정비되어 있지만, 생산성 향상 및 유연한 업무 방식을 실현하기 위한 시스템 개발과 소프트웨어의 도입은 아직 발전 단계에 있다. 하지만 그 만큼 성장 가능성도 크기 때문에 앞으로 시장 확대를 견인해나갈 것으로 전망된다.

하지만 IT의 도입이 업무 혁신의 성공으로 직결되는 것은 아니다. 일본 기업들은 유럽 기업들에 비해 의사 결정 과정이 복잡한 경우가 많다고 알려져 있다. 이러한 복잡한 업무 절차는 효율성 저하를 초래한다는 지적도 있어, 그대로 방치해서는 문제는 해결되지 않는다.

IT는 업무 혁신을 지원하는 도구에 불과하다. 사원 한 사람 한 사람의 업무의 질을 향상시키기 위해서는 불필요한 작업과 보틀넥이 되고 있는 부분을 신중하게 없애나가는 ‘업무 프로세스의 재검토’도 꼭 필요하다.

 -- 끝 --