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Nikkei X-TECH_2020.7.27

기존 기술을 활용한 사무실의 코로나19 대책
오카무라가 제언

코로나19가 만연한 가운데 사무용 가구 대기업이 안전한 사무실을 구축하기 위한 구체적인 방안을 제시했다. 오카무라가 2020년 5월 12일에 발표한 제언 ‘애프터 코로나를 향한 워크 플레이스 전략’에 대해 알아보도록 하겠다. 이번 제언에는 코로나 대책과는 별도의 목적으로 개발이 진행되어 온 기존 기술의 활용이 유효하다고 하는 등 애프터 코로나의 새로운 사무실에 대한 방안이 담겨 있다.

제언에서는, 일하는 장소를 안전하게 유지하기 위한 대책을 5개 항목으로 분류해 소개했다. (1)거리·위치를 유지하고, (2)구분하고, (3)접촉을 줄이고, (4)청결을 유지하고, (5) 운용·규칙의 대책이다.

‘거리·위치를 유지’에 관한 항목에서는, 예를 들면 중간 좌석을 비워둔 채로 옆 좌석과 거리를 확보하는 조치나, 앉는 방향을 바꾸어 대면을 피하는 조치 등을 소개했다. 출입구나 메인 통로를 일방통행으로 해서 사람들끼리 마주치지 않도록 하는 대책도 제시했다. IoT 기술의 활용도 효과적이다. 위치정보 검지 시스템에 의해서 각 집무자의 체류 장소를 파악해 밀집과 밀접을 피한다.

‘칸막이’ 대책은 집무자끼리 충분한 거리를 확보할 수 없는 장소에서의 적용이 유효하다. 책상이나 바닥 위에 패널을 설치하여 집무자의 비말이 튀는 것을 방지한다. 이외에도 집무자 1명이 집중해서 작업할 수 있는 부스를 설치하면 Web 회의나 전화 시 비말 확산 방지에 도움이 된다.

'접촉 줄이기'에 관한 항목으로, 예를 들어 입퇴실 관리에 얼굴인증 시스템을 채택하거나 자동문을 설치하는 등의 대응을 들었다. 또한 공용 수납장 등에 대한 접촉을 줄이기 위해 페이퍼리스를 철저히 하는 방안도 제시했다.

제언의 5개 항목 가운데 ‘청결 유지’에 관한 항목에서는 철저한 청소나 항균·멸균 등의 기능성 건재의 사용, 철저한 환기를 들었다. ‘운용·규칙의 대책’에서는 사무실의 출근을 억제하거나 집무자의 이용 장소를 한정·특정하거나 하는 운용을 제시했다.

집무자가 이용하는 좌석을 예약하는 방법은 ‘호텔링’이라고 부른다. 프리어드레스 오피스(사무실 내 직원 개인별 좌석 없이 공동 사용) 내에서 감염자가 나왔을 경우, 그 사람이 이용한 좌석을 특정할 수 있는 메리트가 있다. 집무자가 출근 전 사무실의 혼잡 상황을 파악할 수 있는 것도 특징이다. 사무실이 붐비는 시간대를 피해 출근하는 데 도움이 된다.

-- 제언 작성자가 말하는 애프터 코로나의 일하는 방식 --
“제언 중에서 제시한 대책의 상당수는 지금까지도 감염 방지와는 다른 목적으로 오피스에 도입되어 왔다. 생각을 바꾸면 코로나 대책에도 사용할 수 있다”라고 제언의 작성에 힘쓴 오카무라 업무방식 컨설팅사업부 공간 디자인 3부의 후지와라(藤原) 부장은 강조한다.

예를 들면, 거리·위치를 유지하기 위한 대책으로서 제시한 위치 정보 검지 시스템은 원래, 고정석을 가지고 있지 않는 사람의 위치를 파악하기 위한 기술로서 개발이 진행되어 왔다. 접촉을 줄이기 위해 유효한 자동문은 배리어 프리(Barrier free) 구현에도 효과적이다. “코로나 대책의 기술을 도입하는 회사에 있어서 감염 리스크 억제 이외의 메리트도 고려하면, 완전히 다른 비용 대비 효과를 얻을 수 있다”(후지와라 부장).

기업은 안전대책을 강구할 뿐만 아니라, 근로방식의 변화에도 대응할 필요가 있다. 예를 들면, 정부의 긴급사태 선언의 해제 이후, 출근한 사람이 Web 회의에 참가하는 경우가 증가. 그에 따라, 사무실 내에서의 소음 문제가 부상하고 있다. “출근율을 억제해 사무실을 비워둔 기업 중에는 빈 장소에 Web 회의용의 부스를 설치하는 케이스가 나올지도 모른다”(후지와라 부장).

후지와라 부장은 코로나19 사태를 겪으며 최근 사무실 트렌드의 하나인 ABW(Activity Based Working)가 더욱 일상에 침투할 것으로 보고 있다. ABW란 업무 내용의 활동에 따라 시간과 장소를 자유롭게 선택할 수 있는 근무 방식이다. 일본에서는 일반적으로 사무실 안에서 일하는 장소를 선택한다. 앞으로 텔레워크와 출근을 병행하는 기업이 늘어나면 직원들은 업무 내용에 따라 사무실의 경계를 허물고 일할 장소를 선택하게 될 것이다. 지금부터는 사무실에서 하던 ABW를 거리 전체에서 하게 될 것이다(후지와라 부장).

후지와라 부장은 집무자가 목적에 따라 일할 장소를 선택하게 되면 사무실 내부의 역할을 재검토하는 움직임도 나타날 것으로 예상한다. 모든 비즈니스 상황에 대응해 온 사무실에서, 대외적인 프레젠테이션을 하는 장소와 사원이 팀끼리 모이는 장소 등 특정 기능을 가진 사무실로 바뀌게 될 것으로 전망하고 있다.

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