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Nikkei X-TECH_2020.7.22

야후가 도전하는 100% 전자계약화
마지막 장벽은?

“최후의 성역처럼 사내에서 우리 부서에서만 종이 서류가 남아있다. 100% 전자계약화를 달성해 회사에서 종이 서류를 완전히 없애고 싶다”. 야후의 구로이와(黑岩) 코퍼레이트그룹 경영지원부 부장은 이러한 포부를 밝혔다.

야후는 2019년 9월부터 전자계약을 추진하고 있다. 올 5월 18일에는 ‘2021년 3월까지 민간 거래처와의 계약에서 ‘100% 전자서명화’를 목표로 한다’라는 성명을 발표, 전자계약 추진을 대외적으로 선언했다.

야후는 미국 DocuSign(도큐사인)의 클라우드형 전자서명 툴 ‘DocuSign’을 채택해 거래처에 전자서명으로의 전환을 권장하고 있다. 계약 1건 당 비용은 기존 계약에서는 약 4,000엔이었다. 전자계약에서는 1,200엔 정도로 낮출 수 있다고 한다.

-- 전자화 비율은 아직 20% --
전자계약은 야후 단독으로는 불가능하며, 계약 상대인 거래처가 대응을 해줘야 할 필요가 있다. 올 6월 시점에서 월 1,000건 정도의 대상이 되는 계약 중 전자계약에 성공한 곳은 20%정도에 불과하다. 야후는 종이 계약서를 거래처에 보낼 때 ‘전자사인 이용 안내’라는 팜플렛을 동봉하는 등 적극적으로 전자서명 이용을 권장하고 있다.

코로나19 감염 확대의 영향으로 야후 사내에서는 텔레워크가 적극 권장되고 있다. 구로이와 부장도 텔레워크가 원칙이지만, 전자계약화를 추진하고 있는 도중이기 때문에 거의 도장 찍기 만을 이유로 어쩔 수 없이 주 1회 ‘도장 출근’을 하고 있다.

“전자계약의 경우, 시간과 장소에 관계 없이 절차를 진행할 수 있다. 지금은 아직 20%이지만, 거래처에 부탁을 드리면서 100%를 목표로 하고 있다. 코로나19의 영향으로 거래처의 반응도 긍정적이다”(구라이와 부장).

-- 월 1,000건의 비정형 계약, 종이서류로 남아 --
인터넷 대기업인 야후 사내에서는 이전부터 페이퍼리스화가 철저하게 추진되어왔다. 사내 일상 업무와 복지후생 등의 신청은 모두 워크플로우 시스템을 이용, 사내 업무에 종이서류나 인감은 존재하지 않는다. “15년 정도 전부터 추진되어 왔다”(구로이와 부장). 매일의 회의 등에서도 종이 자료의 배포를 모두 없앴다.

회사 외부와의 거래에서도 주요 사업인 인터넷광고 거래 등에 관련된 계약서∙통지서는 이미 디지털화가 이뤄졌으며, 거래처가 전자적으로 열람∙동의를 할 수 있는 시스템이 확립되어 있다. 최후의 성역으로 인터넷광고 거래 외의 비정형 계약서가 종이서류로 남아있다.

비정형 계약서는 인수 검토 및 새로운 서비스 등에 관련된 비밀유지계약서(NDA)와 시장조사 및 시스템 개발 등에 관련된 업무위탁 계약서, 보험가입 계약서 등 다양하다. 구로이와 부장이 이끄는 경영지원부는 계약을 포함한 사무 절차를 담당부서를 대신해 담당하는 역할을 맡고 있다. 회사 전체 월 1,000건의 계약을 처리한다.

-- 인쇄와 제본, 우편 배송 등 부담 --
전자계약 도입에는 크게 2가지 목적이 있다. 첫 번째는 사무처리 비용 절감이다.

야후는 계약서 작성과 사장 날인 승인 등의 사내 업무 절차는 이미 워크플로우를 통해 디지털화 했다. 문제는 사내 업무 절차가 정비된 이후이다. 경영지원부의 담당자가 그 때마다 계약서 2부를 인쇄. 분량이 많을 경우 제본해 사장 인감 등을 날인한 후, 수입인지를 붙이고 간인(間印)을 찍은 다음 봉투에 넣어 거래처에 우편으로 배송하는 작업이 필요하다. 이러한 작업은 텔레워크로는 하기 어려워 출근하지 않으면 안 된다.

단순한 업무처럼 보이지만 월 1,000건에 달하기 때문에 상당히 부담이 된다. “특히 우송처 체크에 신경을 써야 한다”(구로이와 부장). 기업 비밀을 포함한 계약서의 우송처를 틀릴 경우 큰 문제가 된다. 확실하게 정확한 우송처를 확인해 기입할 필요가 있다.

거래처가 전자계약을 승낙할 경우, 계약서는 전자파일로 작성되며 DocuSign을 이용해 전자서명을 한 다음 반송하면 된다. 종이서류가 발생하지 않을 뿐만 아니라 우편 배송이 필요 없고 우송처 체크의 부담도 없다.

앞에서 언급한 대로 야후는 계약 1건 당 비용을 기존 종이서류 계약의 약 4,000엔에서 전자계약에서는 약 1,200엔으로 절감했다고 한다. 인쇄와 우편 배송에 관련된 인건비, 전자계약의 경우 면제되는 수입인지대, 우편 배송비 등을 절감할 수 있다. 전자계약에서는 DocuSign의 이용료가 들지만, “1건의 우편 배송비보다 저렴하다”(구로이와 부장)라고 한다.

-- 수 시간 안에 스피드 계약도 가능 --
두 번째 목적은 계약 절차의 스피드 업이다. 기존 방법으로는 계약서를 발송한 후에 상대가 날인한 서류가 되돌아오기까지 최소 수 일이 걸린다. 우편 배송에 수 일이 걸리고 거래처 담당자가 출장 등으로 바쁘면 더욱 늦어져, 2~3주가 걸리는 경우도 많다. “움직임이 빠른 업계이기 때문에 새로운 서비스의 판단 재료로 하기 위한 시장조사의 업무 위탁 계약 등은 스피드가 생명이다. 지금까지는 시간이 너무 소요되었다”(구로이와 부장)라고 한다.

전자계약은 짧게는 수 시간 만에도 체결이 가능하다. 종이의 계약서를 창고에 보관할 필요가 없어지면 “필요할 때 재빨리 전자 데이터로서 꺼낼 수 있는 장점도 크다”(구로이와 부장).

-- 클라우드사인 등과 비교 검토 --
야후가 전자계약 도입 시 검토 과제가 되었던 포인트는 2가지이다. 첫 번째 검토 과제는 툴의 선택이다. 야후는 DocuSign 외에도 미국 Adobe의 ‘Adobe Sign’과 변호사닷컴의 ‘클라우드사인’과도 비교 검토했다. 오이다이라(生平) 코퍼레이트그룹 법무기획실 실장은 “야후는 해외 거래처와의 계약도 있기 때문에 해외에서의 인지도가 높은 DocuSign이 유력 후보가 되었다”라고 말한다.

오이다이라 실장의 평가에 따르면 계약서 작성 과정의 사용자 인터페이스 등은 클라우드사인이 DocuSign보다 이용하기 쉬웠다고 한다. 하지만 야후 사내에서는 이미 계약 사무를 경영지원부에 일임하고 있어 툴을 이용하는 경영지원부 멤버들 교육만 철저하게 한다면 문제가 되지 않는다고 판단했다.

“DocuSign은 해외 제품이기 때문에 일본의 법 제도 대응이 약하다는 측면도 있다”(오이다이라 실장). 전자계약과는 다르지만, 이사회의 회의록을 법무국에 제출할 때 이사의 날인을 전자서명으로 대체할 수 있다. 단, 일본정부는 클라우드사인의 전자서명을 인정하고 있지만, DocuSign의 전자서명은 인정하지 않고 있다. “가능하다면 계약서뿐만 아니라 회의록도 디지털화하고 싶다. DocuSign 측과 이를 위한 대책에 대해 논의하고 있는 중이다”(오이다이라 실장)라고 한다.

-- 대기업 거래처의 이해가 마지막 관문 --
두 번째 검토 과제는 거래처의 동의이다. 야후는 팜플렛을 동봉하는 등 지금도 꾸준히 교섭을 이어가고 있는 중이다. “기업 규모가 작은 거래처는 두말 없이 전자계약에 응해주는 경우가 많지만, 대기업 거래처의 경우는 그리 간단하지만은 않다”(구로이와 부장)라고 한다.

최대 장벽은 거래처의 사내 규정이라고 한다. 많은 기업들이 법인 도장과 대표자 도장을 취급하는 규정이 있지만 전자서명을 상정하지 않는 경우가 많다. 전자서명을 도입하기 위해서는 전자서명에 대한 사내 규정을 새롭게 만들어 그에 따라 업무 프로세스를 바꿀 필요가 있어 ‘대응에 시간이 걸리기 때문에 당분간은 종이서류로’라는 반응도 적지 않다고 한다.

이에 대해 야후가 할 수 있는 것은 한정되어 있다. 구로이와 부장은 “비용 절감이 가능하고 코로나19나 자연재해 등으로 담당자가 출근하지 못하게 되는 경우에도 대응하기 쉽다라는 장점을 거래처에 전달해 도입을 권장하고 있다”라고 한다.

 -- 끝 --

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