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Nikkei X-TECH_2020.3.5

RPA, 업무 방식 개혁에 공헌하는 것 뿐만이 아니다
DX에서도 위력을 발휘할 수 있다고 단언

‘RPA 대조사’를 비롯한 닛케이 컴퓨터 특집 및 ‘우리 회사의 RPA 대작전’과 같은 Nikkei X-TECH 특집에서 RPA(로보틱·프로세스·오토메이션)의 선진 도입 기업을 여러 차례 취재해 왔다. RPA란 소프트웨어 로봇으로서 정해진 절차로 반복되는 PC작업을 자동화하는 디지털 기술을 말한다. 업무방식 개혁을 추진하는 각 기업들은 PC작업을 효율화하는 수단으로 RPA에 주목하고 있다.

각 사에 대한 취재를 통해 체계적인 RPA 도입 및 보급이 사내에서 추진되고 있다는 것을 알 수 있었다. 이 체계적인 진행 방법은 RPA뿐만 아니라, 기업에서 AI(인공지능)나 기계 학습, 스마트폰 등 업무 담당자의 일을 자동화하거나 효율화하는 디지털 기술을 전면적으로 활용하는데 도움이 되는 대처이다. 단지 업무 방식 개혁을 위해서만 RPA를 보급시키기에는 아쉬운 면이 없지 않다. 이 같은 RPA 보급 노하우를 향후 추진해나갈 DX(디지털 트랜스포메이션)에 활용해 도움이 될 수 있기를 바라는 바이다.

-- RPA 선진 기업들은 3가지 대처를 체계적으로 추진 --
여기서 말하는 ‘체계적인 추진 방법"이란 ‘아이디어 창출’ ‘현장 적용’ ‘적용 확대’의 3가지 대처를 가리킨다. 취재를 통해 RPA 선진 기업들은 이들 세 가지를 균형 있게 다루고 있다는 것을 알 수 있었다.

▶ RPA를 사내에 보급하고 있는 선진 기업의 3가지 대처

‘아이디어 창출’이란, RPA적용이 가능하다고 판단되는 PC작업을 평상시에 작업하는 업무 담당자로부터 제안 받는 것이다. RPA는 PC상의 여러 가지 어플리케이션을 자동으로 조작할 수 있는 범용성을 가진다. 한편, 업무 담당자가 진행하고 있는 PC작업은 다방면에 걸쳐져 있다. 같은 부서라도 담당자가 아니면 자세한 절차를 잘 모르는 PC 작업도 적지 않다. 이런 상황에서도 RPA에 적합한 PC 작업을 판별할 필요가 있다.

RPA를 적용하는 PC 작업의 확인을 위해서는 현장 담당자의 협력이 불가결하다. 이에 RPA의 선진 기업은 여러 가지 대책을 강구하고 있다. 한 기업은 업무 개선 활동의 일환으로서 시간이 걸리는 PC 작업을 사내로부터 널리 모집하고 있었다. 다른 기업은 사내의 선행 사례를 인트라넷으로 공개. 향후 도입을 검토하는 부서의 업무 담당자가 ‘담당하고 있는 이 PC작업에 RPA를 적용할 수도 있겠다’ 라고 생각하게 되는 계기가 되고 있다.

대부분의 경우, RPA는 업무 담당자가 처음 접하는 디지털 기술이다. 따라서 ‘이런 업무가 수고스러우니 적용하자’ ‘이런 일에 쓰일 것 같다’라고 곧바로 생각해 내기란 쉽지 않다. 이에 선행 사례를 제시하는 등, 업무 담당자가 적용 아이디어를 떠올리기 쉽게 하는 지원책이 필요하다.

‘현장 적용’은 기술의 특성을 파악한 후에 업무에 적용하거나, 현장에서의 이용을 고려한 제작을 생각하는 등의 연구를 거듭하는 것을 가리킨다.

기술의 특성을 파악한 대응의 한 사례는 서버에서 소프트웨어 로봇을 가동시키는 RPA 툴을 채용하고 있는 기업의 경우이다. RPA의 현장 적용을 추진한 결과, 어느 사내 시스템은 서버 상에서 소프트웨어 로봇이 조작되지 않는다는 것을 알 수 있었다. 기업의 추진 담당자가 채택한 RPA 툴의 사양을 조사한 결과, PC상에서도 소프트웨어 로봇을 움직일 수 있다고 판명. 또한 PC상의 소프트웨어 로봇이 그 사내 시스템을 조작할 수 있다고 밝혀져 자동화할 수 있었다고 한다.

-- 현장 담당자가 보수하기 쉽도록 Excel과 조합 --
현장 이용을 고려해 제작하는 구체적인 사례가 "소프트웨어 로봇이 조작하는 폴더나 메일의 송신처를 업무 담당자가 바꿀 수 있도록 Excel 파일로 설정 정보를 정리해 둔다"는 것이다. 게다가 소프트웨어 로봇은 그 설정 정보를 참조하면서 처리를 진행하도록 개발한다.

이렇게 해 놓으면 가동하고 있는 소프트웨어 로봇의 움직임을 조금 바꿔야 할 때, 시스템 담당자에게 의뢰하지 않아도 업무 담당자가 직접 수정할 수 있다. RPA를 Excel과 조합시킴으로써 셀프서비스로 이용할 수 있도록 했기 때문이다.

마지막의 ‘적용 확대’는 보다 많은 성과를 내기 위해 자동화 업무를 늘리는 대처 및 다른 디지털 기술과 조합해 적용하는 대처를 가리킨다.

전자(前者)는 대응 사례가 많은 거점에서 각기 진행하고 있던 동일한 순서의 PC작업을 정리한 다음, RPA로 자동화하는 방법이다. 많은 거점의 일을 정리해 효율화할 수 있다. 후자(後者)는 종이에 씌어진 문자를 읽는 OCR(광학적 문자인식)을 RPA와 조합하는 것으로서 종이에 적힌 내용을 보고 시스템에 입력하는 PC작업을 자동화할 수 있다.

-- AI 등 다른 디지털 기술의 보급에도 응용할 수 있다 --
일련의 체계적인 추진 방법에 대해 설명했지만, 이 추진방식은 RPA뿐만 아니라 또 다른 디지털 기술을 전면적으로 활용할 때에도 도움이 된다고 기자 본인은 생각한다. 그 배경에는 디지털 기술에는 스마트폰처럼 업무 담당자의 친밀한 존재가 되어 있는 것이나 RPA와 AI처럼 조작이나 인식, 판단 등 업무 담당자에 가까운 움직임이 가능한 것이 많다는 것이 있다.

이러한 스마트폰이나 RPA, AI등의 디지털 기술은 모두 범용적인 것이 많기 때문에 어떻게 사용하면 좋을 지는 사용자가 생각해 나가지 않으면 안 된다. 어느 디지털 선진 기업의 담당 임원을 취재한 결과, "제공 벤더는 보유하고 있는 디지털 기술을 향상시키는 것만으로도 힘들다. 유저 기업의 현장에서 행해지는 일들을 자세히 파악해 활용법을 제안하는 것은 매우 어렵다"라는 지적이 있었다.

그렇기 때문에 디지털 기술의 사용자인 유저 기업이 "아이디어 창출"에 주력할 필요가 있다. 덧붙여 RPA나 AI는 막상 사용해 보면 기술적인 과제에 직면하는 경우가 적지 않다. 거기에는 ‘현장 적용’을 위한 연구를 빼놓을 수 없다. 사람의 작업이나 인식, 판단을 대체하는 디지털 기술을 적용한 결과, "담당자 한 명의 작업이 쉬워졌다"는 등, 한정적인 성과에 그칠 우려가 있다. 그러므로 ‘적용 확대’가 중요해지는 것이다.

근로방식 개혁의 일환으로 RPA를 사내에서 널리 전개하고 있는 기업은 적지 않다. 그 활동으로 반드시 업무 방식 개혁에 성공시하길 바라며, 더 나아가 축적된 노하우를 부디 현장의 업무 향상을 위한 DX에 활용해 주었으면 하는 바램이다.

 -- 끝 --

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