일본산업뉴스요약

RPA 최전선
‘소프트웨어 로봇, 1인 1대 시대’ 도래
슈퍼마켓, 보험 등 정형화 된 작업을 자동화

-- 도입 확대, ‘관리부재 로봇‘ 대책이 열쇠 --
정형화된 작업을 자동화할 수 있는 ‘RPA(Robotic Process Automation)가 움직임의 개혁 및 업무 효율화의 비장의 카드로 정의되고 있다. 저가의 제조도 등장해 업종이나 기업 규모와는 상관 없이 이용이 확산되고 있다. RPA의 소프트웨어 로봇이 각 사원의 업무를 1대 1로 서포트 하는 시대가 다가오고 있다. 한편에서는 ‘노라(野良, 야생)로봇(관리 부재 로봇)’ 등의 문제도 떠오르기 시작했다.

-- 연간 이용료 21만엔부터 --
저렴한 RPA 소프트웨어가 존재감을 넓히고 있다. 가장 선봉에 서있는 것이 SCSK가 제공하는 ‘CELF(셀프) RPA’이다. 연간 이용료 21만엔부터라는 저렴한 비용으로 이용이 가능하다. SCSK의 유통미디어 시스템사업부문의 오카다(岡田) 씨는 “1인 1대라는 콘셉트를 목표로 했다”라고 말한다. 2018년부터 제공하기 시작해 현재까지 100사가 도입하고 있다.

식품 슈퍼마켓의 도큐(東急)스토어는 불량 청과물에 대한 클레임 보고 처리에서 RPA를 도입했다. 원래는 각 매장에서 입력한 불량품의 정보를 본사 담당자가 확인해 ‘승인 버튼’을 누르면 그 정보가 ‘구입처’에 전달되는 구조였다. 경영총괄실의 스즈키(鈴木) 씨는 “지금까지는 본사의 담당자가 승인 버튼을 누르기 전에 각 불량품의 원가 및 거래처 등의 정보를 수작업으로 첨부했다”라고 설명한다.

매일 아침 5~6명이 1시간 가까이 작업했던 것을 RPA의 도입으로 작업 시간이 절반 정도로 줄었다. 1년간 약 1,000시간 분의 절감을 예상하고 있다. 스즈키 씨는 시스템의 추가 개발을 하기에는 비용적으로 어려우나, 저비용으로 구입할 수 있는 CELF RPA라면 충분한 비용 대비 효과를 얻을 수 있다”라고 말한다.

RPA의 적용 범위가 더욱 확대될 것으로 기대되고 있다. 현장의 담당자에게 RPA는 생소했으나, 성과의 이야기가 사내에 알려지게 되면서 “우리 업무에도 적용하고 싶다”라는 목소리가 나오기 시작했다. 앞으로는 각 부서의 요구사항을 가미해 도입을 추진한다는 방침이다.

RPA의 소프트웨어 로봇은 업무 흐름을 나타내는 ‘시나리오’을 실행함으로써 PC의 조작을 자동화한다. 그렇게 하기 위해서는 업무 프로세스를 반드시 가시화할 필요성이 있지만, 업무의 순서서를 갖추고 있는 기업은 그리 많지 않다. 비즈니스 SNS(교류 사이트)를 운영하고 있는 원티들리(Wantedly)에서는 워크플로우의 정비가 RPA 보급의 계기가 되었다.

원티들리는 2018년부터 클라우드형의 RPA 소프트웨어를 활용하고 있다. 도입을 주도한 신메이(震明) 씨는 “50종류 이상의 소프트웨어 로봇을 개발해 구인 개제의 신청 및 계약 처리 등 15종류의 업무를 자동화했다”고 설명한다. 해결해야 할 과제는 ‘RPA를 적용할 수 있는 작업을 찾아내는 것’이었다.

현장의 업무 중에는 복잡한 순서를 거쳐야 하는 것이 적지 않지만, 신메이 씨는 업무 내용을 처리하기 위한 담당자 청취 조사를 통해 업무 '플로우 도표'를 제작함으로써 자동화할 수 있는 작업을 명확하게 했다. 일부 업무에서는 RPA의 적용을 통해 불필요한 작업을 없애는 결과로 이어졌다.

CELF RPA와 같이 컴퓨터 단독으로 작동하는 ‘데스크탑형’이나 클라우드형의 RPA 소프트웨어는 손쉽게 도입할 수 있는 반면, 대규모로 전개할 경우 통제가 안될 우려가 있다. RPA의 도입 지원 서비스를 제공하는 에이빔 컨설팅(ABeam Consulting) 집행위원인 아베(安部) 씨는 “소프트웨어 로봇의 가동 대수가 1,000대까지 늘어나게 되면 관리가 어려워진다”라고 지적하고 있다. 관리자가 모든 소프트웨어 로봇을 파악할 수 없게 되어 관리 부재의 ‘야생 로봇’의 증식으로 이어질 우려가 있다.

야마토 홀딩스 자회사인 야마토시스템개발(YSD)은 운용 관리의 과제에 직면한 기업 중 하나이다. 야마토 홀딩스에서는 YSD가 중심이 되어 그룹 내의 RPA활용에 주력하고 있다.

초창기에는 데스크탑형 RPA 소프트웨어를 사용했으나, 그룹 내에서의 이용이 확대됨에 따라 운용 및 수리의 부담이 늘어났다. YSD의 IT 오퍼레이팅 컴퍼니의 스기하라(杉原) 씨는 “소프트웨어 로봇에 에러가 발생해 가동이 중지될 때마다 수리 담당 직원이 현장을 찾지 않으면 안 되었다”라고 설명한다.

이에 따라 YSD는 RPA이 도입 및 운용체제를 전면적으로 재검토했다. 구체적으로는 YSD가 운영하는 클라우드 환경에 RPA의 실행 환경을 구축해 소프트웨어 로봇을 일괄적으로 관리하는 서버형 RPA 소프트웨어를 도입했다. 스기하라 씨는 “통괄 관리의 구조를 갖춤으로써 ‘야생 로봇’ 및 번잡한 관리 문제가 해결되어 24시간 365일의 감시 및 유지 보수와 복원 대응이 가능해졌다”라고 말한다.

RPA도입에서는 현장의 목소리에 귀를 기울이는 것이 반드시 필요하지만, 너무 현장 중심으로 돌아가게 된다면 충분한 효율을 얻을 수 없게 되는 경우도 있다.

아이오이닛세이 동화손해보험은 2017년에 RPA 도입 검토를 시작했던 당시에 현장의 의견을 기반으로 소프트웨어 로봇을 제작하려고 했다. 현장으로부터는 1,500건의 작업이 후보가 거론되었으나, 그 대부분이 비용대비 효과를 기대하기 힘든 것이었다고 한다.

아이오이닛세이 동화손해보험 경영기획부의 사코다(佐古田) 씨는 “연간 160~180시간 정도만 절감할 수 있는 것들이 대부분이었다. 그 정도로는 소프트웨어 로봇의 개발 비용을 지불할 수 없다”라고 말한다.

여기에서 경영기획부가 주체가 되어 사내 전체의 업무를 재정비해 비용대비 굉장한 효과가 있는 ‘볼륨 존(Volume zone)’ 업무를 찾아낼 수 있었다. 사코다 씨는 “(종이 서류를 없앤) 디지털화를 전제로 한 업무 프로세스의 재검토도 실시해 업무의 자동화에 돌입했다”라고 설명한다.

예를 들어 보험료 정산 업무에서는 업무 프로세스의 재검토와 RPA의 적용에 의해 경리 부문의 업무량이 연간 4만시간분이나 줄어들었다고 한다.

현 시점에서는 외부의 컨설팅 회사 및 개발 회사의 협력을 얻어 RPA 도입을 추진하고 있으나, 앞으로는 사내의 엔지니어를 늘려 소프트웨어 로봇을 자체적으로 제작한다는 계획이다.

-- 정지 시의 순서를 --
RPA의 에러 등으로 정지할 때마다 외부 엔지니어에게 복구나 수리를 의뢰하게 되면 시간이나 비용이 늘어난다. 사코다 씨는 “현장 근처에 있는 빠르고 저렴하며 간단한 기술을 구사할 있는 부서가 필요하다. 신규 채용과 기존 사원을 육성하기 위해 인재 확보에 박차를 가하고 있다”라고 말한다.

RPA도입에 있어서는 소프트웨어화 한 작업의 자세한 순서 및 세부 내용을 파악할 수 없게 되는 ‘블랙박스화’의 우려도 있다. 작업 순서를 기록으로 남겨놓지 않으면 로봇이 불시에 정지되었을 때 업무자체가 완전히 정지될 수도 있다. 그런 리스크를 회피하기 위해서는 원티들리와 같은 면밀한 업무 프로세스의 가시화가 반드시 필요하다.

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