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Nikkei Computer_260319호 (p12-14)

비용 승인은 AI가 담당, 필요한 기술은 모두 갖춰졌다

AI 등 새로운 기술을 활용해 백오피스 업무를 자동화하는 기업이 잇따라 등장하고 있다. 목표는 업무 처리에 사람이 개입하지 않는 무인화’이다. “종이 문서나 인력을 이용한 업무 처리가 더 신뢰할 수 있다”는 생각은 이제 낡은 생각이 되었다

창립 93년의 전통 있는 포장재 제조기업인 크래프츠(Craftz)는 2025년 10월부터 AI가 종업원의 경비 정산 승인 작업을 담당하고 있다. 크래프츠는 누구나 한번은 사봤을 과자류나 음료, 반려동물 사료 등 소비재용 포장 패키지를 제조하는 업체다. 그룹 전체에 840명의 직원이 재직 중이며, 도치기나 니가타 등 일본 국내에 4개 공장, 태국 방콕에 2개 공장이 있다.

경리 분야의 승인 작업은 “실수할 가능성이 있는 AI에게 맡길 수 없다”고 여기는 기업이 많은 가운데, 크래프츠는 어떻게 승인 작업의 ‘무인화’를 실현했을까?

크래프츠에서 경비 정산을 승인할 때 AI가 체크하는 항목은 매우 다양하다. AI는 우선 직원이 신청한 내용이 사내 규정 등에 위배되지 않는지 확인한다. 영수증 첨부 누락이나 경비 항목, 날짜, 적격청구서 발행사업자 등록번호의 기재 오류 같은 미비점에 대해서도 체크한다. 문제가 없으면 AI가 1차 승인을 하고, 직원에게 지급하는 프로세스로 이행한다. 신청 내용에 미비점이 발견되면 AI가 경리 담당자에게 해당 내용을 보고하거나, 신청자에게 반려하는 작업까지 대행한다.

크래프츠 관리본부 경리부의 이시구로(石黒) 부장은 “(신청서를) 체크한 뒤 무엇 때문에 NG 판정이 났는지 코멘트가 표시되므로 편리하다. 사무직 직원들은 모두 AI가 수행하는 처리 내용을 알고 있으며, AI 활용은 사내에도 침투하고 있다”라고 말했다.

-- SaaS로 승인 자동화를 구현 --
크래프츠는 이전에 종이 전표와 엑셀을 경비 정산 관리에 사용하고 있었다. 특히 경비 정산은 본사 인원 외에도 공장에 배치된 회계 담당자와 총무 부서 직원들이 ‘장인 기술’로 수행하고 있었다. 매월 500~600건의 경비 승인 작업이 월말에 집중돼, 누락이 발생했을 때의 반려 및 신청자에 대한 확인 연락에 시간이 오래 걸렸다고 한다.

담당자의 숙련된 수작업에 의한 경비 정산이 비효율적이었던 것은 아니다. 철저한 공수 절감으로 업무 효율 자체는 높았다. 하지만 “금액이 맞는지”, “부정이 없는지” 등의 체크를 우선시하다 보니, ‘경비 구분’ 입력 방법 등 데이터의 정확도는 부서마다 차이가 있었다. 그 결과, 경비와 관련한 정확한 전체 상을 파악하기 어려웠고, 매기 결산 대응에 시간이 걸린다는 점이 난제였다. 내부통제나 인보이스 제도, 전자장부보존법 등 최신 법령에 대한 대응도 늦어지는 상태였다.

이러한 문제를 해결하기 위해 2024년 2월, 크래프츠는 ‘종이’와 ‘인력’에서 탈피하기로 결정하고, 회계와 경리 업무에 SaaS(Software as a Service)를 전면 도입하기로 했다.

크래프츠는 인보이스 제도 대응을 위해 회계 업무용 SaaS를 도입했다. 그 후 경리 업무에도 SaaS를 도입하며 AI를 통한 경비 승인을 시작했다. 크래프츠가 AI를 통한 자동 승인을 실현하기 위해 도입한 것은 TOKIUM이 개발한 SaaS ‘TOKIUM AI 경비 승인’이다.

-- 16시간 걸리던 작업이 2시간으로 --
AI를 통한 자동 승인의 정확도를 높이기 위해, 크래프츠는 SaaS 개발사인 TOKIUM에 사내 경비 정산 규정과 여비 규정 등을 제공하고, AI가 이해하기 쉽도록 데이터를 변환하여 학습시켰다. 예를 들면, 여비나 교통비는 거리가 먼 경우 ‘출장비’가 되지만, 근거리라면 ‘교통비’가 된다는 식의 규정이 있다. 이러한 조건들을 ‘마크다운 기법’이라 불리는 형식으로 바꾸어 AI가 학습하기 쉽게 만들었다.

업무 프로세스도 재검토하여 경비 승인 작업을 본사로 집중시켰다. AI 활용과 조직 개편 등을 통해 크래프츠는 경비의 일시 승인 작업을 자동으로 처리할 수 있는 체계를 갖추었다. 이시구로 부장은 “수작업으로 진행할 때는 미처 하지 못했던 정밀한 체크 작업 등을 할 수 있게 되었다”라며 효과를 설명했다.

구체적으로는 매월 16시간 소요되던 승인 작업이 AI 도입 이후 약 8분의 1 수준인 2시간 만에 완료되게 되었다. 연간으로 따지면 약 170시간의 공수 절감 효과를 기대하고 있다. 서류 반려 작업도 AI가 대행하기 때문에 신청자와의 커뮤니케이션에 걸리던 시간도 줄어들었다.

-- 자동화 너머에 무인화가 있다 --
AI의 진화는 경리나 법무 등 법적 규제 대응이 필요한 백오피스 업무를 바꾸어 놓고 있다. 크래프츠의 사례처럼 ‘승인’ 단계까지 대행할 수 있게 되면 업무 자동화는 한 단계 더 진전된다. 적은 인원으로도 고품질의 업무를 수행할 수 있게 되면, 다음 단계로서 목표로 삼는 것이 업무 처리에 사람이 개입하지 않는 ‘백오피스 업무의 무인화’다.

액센츄어의 데이터&AI그룹의 일본총괄인 호시나(保科) 씨는 “이미 백오피스를 무인화하기 위한 핵심 기술은 모두 갖춰진 상태다”라고 단언한다.

무인화를 뒷받침하는 것은 AI뿐만이 아니다. 회계나 인사, 법무 등 백오피스 업무를 지원하는 SaaS 분야에서는 새로운 제품들이 잇달아 등장하고 있다.

기존의 ERP(전사적 자원 관리)나 업무 패키지 소프트웨어가 커버하지 못했던 세밀한 업무를 대상으로 한 SaaS도 있어, 그동안 수작업으로 소화하던 업무를 IT화할 수 있는 툴들이 갖춰지기 시작했다.

AI 역시 급속도로 진화하고 있다. 2026년에 들어서면서 앤트로픽이나 오픈AI 같은 생성형 AI의 주요 플레이어들이 실무 적용이 가능한 AI 에이전트 서비스를 출시하기 시작했다. 앤트로픽의 ‘Claude Cowork’는 법무나 마케팅 영역에서 전문적인 업무를 자동화해 준다고 한다.

-- 데이터 정비와 비전이 중요 --
하지만 지금 당장 눈앞의 업무를 단순히 자동화하는 것만으로는 백오피스 무인화로 가는 길이 열리지 않는다.

우선 자사의 업무를 차질 없이 소화해 낼 수 있는 AI를 도입해야 한다. 이를 위해 선행되어야 할 것이 바로 사내 데이터의 정비다. 업무 처리 데이터를 취득할 수 있는 환경을 구축할 뿐만 아니라, 사내 규정과 같은 텍스트 데이터도 준비하여 AI가 사람을 대신해 업무를 처리할 수 있도록 활용해야 한다.

단숨에 무인화를 실현하는 것도 어렵다. 백오피스 업무에는 법적 규제 대응이 필요한 업무나 금전, 신용을 다루는 업무가 다수 포진해 있다. SaaS와 AI 이용을 전제로 삼아 단순 업무를 자동화함과 동시에, 품질과 컴플라이언스(법규 준수)를 고려하여 실현해 나가는 것이 필수적이다.

그동안 사람 손에 의존해 왔던 백오피스 업무를 무인화하게 되면 반드시 발생하는 것이 ‘사람’ 문제다. 무인화 대상이 된 업무를 담당하던 기존 인력을 어떻게 할 것인가의 문제다.

최종적으로는 “경영진이 3~5년 뒤의 조직 전체 설계도를 다시 그리는 작업이 반드시 수반되어야 한다”고 액센츄어의 호시나 집행임원은 강조한다. 자동화와 무인화는 인력 감축 등 현장의 아픔을 동반하기 마련이다.

이러한 진통을 극복하기 위해 최고경영자의 ‘비전’이 무엇보다 중요하다. 단순한 비용 절감에 그치지 않고, 보다 고부가가치 업무로 인재를 전환시키는 등 현장에 명확한 비전을 제시해야만 자동화는 진행된다. 한층 높은 수준의 정확한 업무 수행, 보다 부가가치가 높은 업무로의 직원 전환 등 많은 이점이 무인화에는 있기 때문이다.

 -- 끝 --
 

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Nikkei Computer_260319호 목차

이노베이션 워치
・자율주행 기업, 상용화를 향해 가속 페달

IT가 위험하다
・AI 구동형 개발로 가중되는 인간의 책임, 품질 보증의 마지막은 결국 인간

특집
・백오피스 '무인화'로 가는 길
・[Part 1] 비용 승인은 AI가 담당, 필요한 기술은 모두 갖춰졌다
・[Part 2] 모리나가, TOTO의 포석, AI가 일하기 좋은 환경으로
・[Part 3] 장벽 돌파를 위한 핵심 요령 5가지, 'AI와의 거리'가 핵심

특집
・트라이얼의 소매 변혁
AI-Ready 슈퍼마켓이 도전하다

포커스
・고객에게 다가가는 경험을, AI 에이전트의 실상

인터뷰
다니와키 야스히코(谷脇 康彦) 씨 (인터넷 이니셔티브 사장 집행임원)
자사 보유 회선망과 네트워크 기술이 강점, 코어 비즈니스를 강화하여 성장으로

뉴스 & 리포트
・AI 구동 개발 툴 'IBM Bob'를 제공, COBOL을 모던 언어와 동렬(同列) 서포트
・JFE 스틸이 기간계 시스템 이행 완료, 전체 제철소·제조소의 2억 스텝이 대상
・DeNA가 Perl 6000행을 Go 언어로 변환, 특성이 다른 AI 에이전트를 활용
・AI로 증빙의 검증 업무를 효율화, EY 신일본 감사법인이 시스템 실제 운용
・PayPay가 Visa와 미국에서 모바일 결제 연동, 겨냥하는 곳은 현금 결제 중심의 300조 엔 시장
・아사히 GHD가 사이버 피해 방지책 수립, 작년 발생한 공격에 대응해 거버넌스 강화
・창설 25주년을 맞이한 위키피디아, AI 사업자 대상으로 상용 서비스 소구
・[난반사] AI로 클라우드와 하드웨어가 호조, 2025년 법인용 IT 기업 랭킹

데이터는 말한다
ICT 인프라를 재고하는 국내 기업은 40%, AI를 계기로 NaaS에 대한 관심 고조

케이스 스터디
[도쿄도 스미다구]
14개 업무를 일괄적으로 거번먼트 클라우드 마이그레이션, 현장의 업무 전환을 밀착 지원

AI 리더스
에릭 징(Eric Jing) 씨 (미국 젠스파크 CEO)
'서치 가이'와 함께 창업

움직이지 않는 컴퓨터
[엡손 판매]
제품 문의 폼(Form)에 시스템 결함, 5년간 약 5600건이 미응답 상태로 방치

연재
・비즈니스 메타데이터 매니지먼트 입문
정비 후가 핵심의 데이터 카탈로그, '고스트 타운화'를 방지하라

・생성형 AI 전사 도입을 지지하는 전략적 아키텍처
전사적 AI 활용을 촉진하다, 5계층 아키텍처

・사장의 의문에 답하는 IT 전문가의 대화 기술
CIO는 무엇을 하는 사람인가, MVV를 만들어 보자

키워드
JaBOL

오피니언
극언정론
인력 부족의 해결책은 재량근로제인가, DX의 철저한 수행으로 업무방식을 바꾸어야 한다

모바일 일도양단
라쿠텐 모바일이 설비 투자를 증액, KDDI 의존을 끊어낼 수 있을 것인가

나카타 아쓰시의 GAFA 깊이 읽기
Gemini는 인간에 가까워졌는가, 주목받는 ARC-AGI 벤치마크

가쓰무라 유키히로의 '오늘도 누군가를 노린다'
'이중 협박' 최강 신화의 붕괴, 탈취 데이터에 의한 협박은 더 이상 통하지 않는다

 -- 끝 --

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