전기전자/정보통신

Nikkei Computer_2025.9.18 (p68-71)

[이무라야 그룹]
전화나 이메일을 클라우드에 집약해 통합
‘첫 사례’의 오류를 하나하나 꼼꼼히 해결

이무라야 그룹(이하 이무라야)은 커뮤니케이션 툴을 새롭게 정비하고, Zoom 기반으로 통합했다. 유선 전화를 클라우드로 이전해 폐지하고, 2025년도 중에는 캘린더도 통합한다. 커뮤니케이션의 낭비를 철저히 배제하고, 생산성 향상과 업무 방식 개혁을 추진한다.

“2022년부터 그려온 구상을 드디어 실현할 수 있게 되었다.” 이무라야의 오카다(岡田) 디지털전략실장은 이렇게 말했다. 2025년도 하반기에는 미국 Zoom Communications가 제공하는 캘린더 서비스 ‘Zoom Calendar’의 본격적인 사용을 시작한다. 이무라야은 DX(디지털 변혁)의 일환으로 3년에 걸쳐 추진해 온 커뮤니케이션 환경의 개혁을 마무리한다. 2025년 2월에는 이메일 서비스 ‘Zoom Mail’을 일본 국내에서 처음으로 채택해, 커뮤니케이션 기반 ‘Zoom Workplace’에서 동작하는 툴로 순차적으로 이전해 왔다. 커뮤니케이션 툴의 쇄신을 추진해 왔다.

이무라야는 오랫동안 로스(Loss), 미스(Miss), 무다(Muda, 낭비)를 없애는 ‘LMM 활동’을 추진해 왔다. 한편 커뮤니케이션 툴이 여러 개 공존하고, 가동 환경은 클라우드와 온프레미스 등 제각각이다. 이러한 환경에서 발생하는 ‘로스’와 ‘무다’를 제거하는 것이 이무라야의 커뮤니케이션 환경 개혁의 핵심이다.

-- 유선전화 폐지, 클라우드 PBX로 --
이무라야는 각종 커뮤니케이션 툴 개혁에 본격적으로 나서기 시작한 것이 2022년으로 거슬러 올라간다. 사내의 PBX(구내 교환기) 리스 계약을 갱신하는 시점에서 인터넷을 통해 전화를 이용하는 클라우드 PBX ‘Zoom Phone’으로 전환했다. 이전에는 PBX의 높은 갱신 비용이나, 조직 개편 때마다 설정을 변경해야 하는 등의 과제가 있었다. Zoom Phone의 도입을 통해 부서나 대표번호로 걸려오는 전화, 내선 모두를 사내 스마트폰으로 어디서든 받을 수 있다. 시간 낭비를 줄일 수 있었고, 해외 그룹사와도 추가 비용 없이 내선으로 통화할 수 있다.

“Zoom Phone을 도입할 때, Zoom에 웹 회의나 채팅 등 커뮤니케이션 툴을 통합할 수 있다는 이야기가 나왔다”(이무라야 그룹 디지털전략실의 쓰지(辻) 과장). 전화 시스템 개혁을 진행하던 중에 들려온 이 이야기는 이무라야 그룹에게 매우 시기적절한 제안이었다.

이무라야는 2017년부터 웹 회의 시스템으로 ‘Zoom Meetings’를 사용해 왔다. 이메일이나 회의실 예약, 스케줄러 등은 NI 컨설팅이 제공하는 그룹웨어를 온프레미스 서버에서 운용하고, 채팅에는 당시 Works Mobile Japan(현 LINE WORKS)의 ‘LINE WORKS’를 사용했다. 사용성이 서로 다른 커뮤니케이션 툴이 혼재했고, 운영 환경도 달랐다. 유저는 화면을 자주 전환하며 작업해야 했고, 업무 효율이 높다고 할 수 없는 상황이었다. 그래서 등장한 해결책이 Zoom Workplace로 집약하는 것이었다.

-- 수요와 하드웨어 노후화로 Zoom Mail --
이무라야가 Zoom Mail로 전환하기로 결정한 것은 2024년 1월 1일에 발생한 노토반도 지진 때문이었다. 이무라야는 온프레미스 환경에서 그룹웨어의 이메일을 사용하고 있었다. 지진이 발생한 1월 1일은 1년에 한 번 있는 서버 정기 점검일로 이메일을 사용할 수 없었다. 영업소 등의 피해 상황을 확인하고 공유하려 해도 불가능했다. 클라우드화가 필수라는 것을 절감했다고 한다.

다른 과제도 있었다. 그룹웨어의 이메일 기능은 유저로부터 사용성이 높다는 평가를 받았지만, 사내에서 운영하는 서버의 하드웨어 사양이 낮아 이메일 동작에 지장이 있었다고 한다. 서버의 디스크 용량이 적어 수신한 이메일을 여는 데도 시간이 걸렸고, 이메일 수신 용량이 1인당 2GB에 불과해 과거 이메일을 삭제해야 새 이메일을 받을 수 있었다. “가동을 시작한 지 약 10년이 지나서 한계였다”(쓰지 과장). 이러한 문제를 한 번에 해결하기 위해 2025년 2월, Zoom Mail을 도입하기로 결정했다.

-- 272건의 수정 요청 --
“메일이 안 보여요”. Zoom Mail 도입 이틀째의 일이다. 영업 부서를 중심으로 이런 목소리가 나왔다. Zoom Mail 도입으로 서버를 직접 운영하지 않아도 되게 되었고, 메일 수신 용량은 1인당 5TB로 크게 늘었다. 하지만 회사는 Zoom Mail의 국내 첫 사용자였기 때문에 어려움도 있었다. 회사가 Zoom에 제출한 수정 요청은 272건에 달했고, 요구사항도 약 20건 정도였다.

예를 들어 문자 깨짐에 대한 대처다. ‘①’이나 ‘㈱’ 같은 특수문자가 제목에 한 글자라도 포함되면 제목 전체가 깨지고, 본문에 들어가면 그 문자 이후의 문장이 사라지는 등의 오류가 있었다. 이런 오류를 발견할 때마다 Zoom에 보고하며 운영을 지속했다. 수정 요청에 대해 Zoom은 대부분 당일 또는 1주일 이내에 대응하고 수정했다고 한다.

Zoom Mail로 전환하면서 사내 커뮤니티 포털로 Zoom Workplace에서 사용할 수 있는 ‘Workvivo’를 도입해 정보 공유 기반으로 이용하고 있다. 커뮤니케이션 툴의 이용 환경도 크게 개선되었다. 이메일, 채팅, 전화, 회의실 예약 등을 하나의 앱에서 사용할 수 있게 되면서 앱 전환이나 이메일 내용을 다시 채팅 창에 복사하는 등의 불필요한 작업이 줄었다. 개인 차원에서 보면 큰 시간은 아니지만 회사 전체로 보면 하루에 수 시간에서 수십 시간의 손실을 줄인 셈이다.

Zoom이 각 툴 안에서 제공하는 인공지능(AI) 기능도 낭비 절감에 일조하고 있다. “AI를 활용하지 않으면 앞으로 경쟁에서 이길 수 없다. 유저가 익숙한 툴 안에서 사용할 수 있는 것은 큰 장점이다”(쓰지 과장). ‘Zoom AI Companion’을 통해 전화나 웹 회의 내용을 AI가 요약하고, 이메일 문장 작성도 AI가 지원한다. 미팅 내용에서 누가 어떤 업무를 담당할지 AI가 판단해 구성원에게 공유하는 것도 가능해졌다. 2025년 7월에는 550건의 미팅에서 AI 요약 기능을 사용했다고 한다.

-- 탑다운 방식으로 DX가 스타트 --
커뮤니케이션 환경의 개혁은 이무라야가 추진하는 DX의 일환이다. 그 시작은 2017년으로, ‘생산성 향상 프로젝트’가 탑다운 방식으로 발족해 페이퍼리스화 등을 추진했다. 이 프로젝트를 일단 종료한 뒤, 2020년부터는 새로운 ‘DX 전략 프로젝트’를 만들었다.

프로젝트는 세 개 팀으로 구성된다. 영업 부문과 수급, 생산계획, 조달 등을 담당하는 SCM(공급망 관리) 부문이 참여하는 ‘연결개혁팀’, 생산 부문이 참여하는 ‘제조개혁팀’, 관리 부문과 인적자원실을 중심으로 참가하는 ‘업무방식개혁팀’이다. 각 팀에는 디지털전략실의 멤버가 합류했다. 1년 차에는 팀당 약 10명 정도였고, 2년 차 이후에는 10~20명 정도로 늘어나 총 197명이 참여했다. Zoom Phone 도입 등은 디지털전략실을 중심으로 업무방식개혁팀이 크게 협력했다.

예를 들어 연결개혁팀은 영업과 SCM 부문의 과제 해결을 위해 ‘kintone’을 활용했다. 2021년에 본격적으로 도입해, 회의 보고 등의 앱 개발을 추진했다. 이무라야 디지털전략실의 야마자키(山崎) 과장은 “1년 차에는 디지털전략실에서 앱을 어느 정도 만들고 현장과 논의하며 수정했다. kintone이 익숙해지면서 현장 담당자가 스스로 앱을 만들게 되었다”라고 말했다. 2023년도에는 kintone 연수를 실시하는 등 현장의 개발 지원에도 힘썼다.

DX 전략 프로젝트는 2025년 4월에 종료됐으며, 이후에는 생성형 AI 활용에 주력할 예정이다. 업무 시간 절감이나 신제품 개발 아이디어 도출 등에 생성형 AI를 활용할 수 있을지 검토하고 있다.

이무라야 그룹이 오랫동안 추진해 온 ‘LMM 활동’. 앞으로는 LLM(대규모언어모델)을 사용해 LMM을 더 줄일 수 있을까? 새로운 도전이 시작된다.

 -- 끝 –

Copyright © 2025 [Nikkei Computer] / Nikkei Business Publications, Inc. All rights reserved.
 

Nikkei Computer_2025.9.18 목차

이노베이션 워치
・ 미국 Ramp가 '파이낸스의 AI화'

IT가 위험하다
・무방비 PDF가 표적으로 -- 생성형 AI로 높아지는 무단 수정 리스크

특집
・세븐의 차세대 점포 시스템, 계속 변화하는 구조로 전면 쇄신
・[Part 1] 미래를 책임질 시스템 -- 5년에 걸쳐 전국 가동으로
・[Part 2] 클라우드를 전면 채택 -- 스토어 컴퓨터는 폐지로
・[Part 3] 3000명의 체제 구축 -- 도구 공통화로 통제
・[Part 4] 2만점 데이터 집약 -- 즉시 처리의 분석 기반

특집
・스테이블코인 선풍 -- 단숨에 치고 나가는 미국, 일본은 반격

포커스
업적 랭킹 2025 -- 11사가 매출과 수익 동시 증가 예상

인터뷰
이케미 마사루(池見 賢) 씨, 마루하 니치로 사장
디지털을 활용한 ‘어식(魚食)의 리디자인’ -- 사업과 기업문화의 변혁에 도전하다

뉴스 & 리포트
・정보처리기술자시험을 전면 CBT화 -- 관련 업계 '합격률 높아질 것'
・나가노현신용조합, 코어 뱅킹 시스템을 쇄신 -- 후지쓰 메인프레임에서 OCI로 이전
・시마네은행, AWS로 코어 뱅킹 시스템을 쇄신 -- SBI의 차세대 시스템을 채택
・샤로무(社労夢) 유저 90명이 집단소송 -- MK시스템에 30억 엔 이상 청구
・일본발 데이터 스페이스 구상, ‘우라노스 에코시스템’이 구현 단계로
・얀마, 글로벌 인사 시스템 구축 -- 해외 전개에 앞서 일본 국내에서 선행 가동
・지정맥 인증으로 호텔 체크인 가능 -- 히타치의 서비스를 도부(東武)계 호텔이 도입

난반사
후지쓰와 영국 우정국을 상대로 민사 배상 소송 -- 런던 경찰청의 형사수사도 진행

데이터는 말한다
윈도우11로 이행에 대응 -- 70% 이상의 기업이 이행 전 단계

케이스 스터디
[이무라야 그룹]
전화나 이메일을 클라우드에 집약해 통합 -- ‘첫 사례’의 오류를 하나하나 꼼꼼히 해결

CIO가 도전하다
고가 데루유키(古賀 輝幸) 씨, 트라이얼 컴퍼니 디지털전략과 CDO 겸 시스템본부 부본부장
기간 시스템 쇄신으로 매장 확충에 대응 -- 새 회사에서 유통망 최적화 추진

움직이지 않는 컴퓨터
[NYANGO]
예약 사이트에서 타인의 개인정보를 잘못 표시 – DB 접속처가 리셋 상태

연재
생성형 AI의 핵심 기술 ‘Transformer’ 철저 해설
Multi-Head Attention은 합의제, 처리 결과를 연결·통합

SaaS로 데이터 기반을 구축하는 ‘모던 데이터 스택’
다양한 AI 개발에 이용하는 기반, 'Vertex AI'의 전모를 살펴보다

사장의 의문에 답하는 IT 전문가의 대화술
정보 활용으로 업무를 더 나은 방향으로, 그렇게 된다면 일본은 더 건강해 질 것이다

키워드
Hack, Pump And Dump

오피니언
극언정론
이용 부서가 직접 앱을 만든다 -- ‘시민 개발’인가, ‘비공식 개발’인가

모바일 일도양단
혼돈에 빠진 일본 이동통신 3사 경쟁 -- 라쿠텐에게 기회가 올까?

나카타 아쓰시의 GAFA 깊이 읽기
검색 AI 요약으로 언론사는 큰 타격 -- 크롤러 과금제가 구세주가 될까?

오모리 도시유키의 프로그래밍으로 가자
생성형 AI에게 칼럼을 써보게 했다 -- 놀라울 만큼 완성도 높은 결과에 경악

가쓰무라 유키히로의 '오늘도 누군가를 노린다'
PC와 스마트폰으로 피싱 실험 -- 피해에 쉽게 노출되는 것은 어느 쪽일까?

 -- 끝 –

Copyright © 2025 [Nikkei Computer] / Nikkei Business Publications, Inc. All rights reserved.