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Nikkei Computer_2022.9.1 키워드 (p89)

일정 조정 서비스
Schedule Adjustment Service

일정 조정 서비스는 거래처 등 사외 사업자와 화상 회의 등의 일시(日時)를 온라인으로 조정할 수 있는 상용 클라우드 서비스이다. 일정 조정 툴이라고도 불린다. 복수의 후보 일시를 자동으로 전달하는 등, 일정 확정까지 메일을 주고받는 번거로움을 줄일 수 있다.

이 같은 일정 조정 서비스로는 E4의 '이지(eeasy)', 지쿠의 ‘지쿠(Jicoo)’, 믹스텐드(MIXTEND)의 '타임렉스(Time Rex)', 리셉셔니스트(RECEPTIONIST)의 '조정 아포(アポ)' 등으로, 2020년 봄 이후 코로나19 사태를 계기로 제공되기 시작한 서비스들이 많다. 그 배경에는 감염 방지를 위해 비대면으로 소통하는 수단으로 화상 회의 서비스가 보급된 것이 있다.

기업이 화상 회의 서비스를 영업 활동에서 활용하면 영업 사원은 외부로 이동하지 않아도 되기 때문에 하루의 상담 건수를 늘릴 수 있다. 반면, 화상 회의는 사전 일정 조정이 필요해 거래처와의 문자메시지가 늘어난다. 이러한 이유로 조정 작업의 부담을 줄일 수 있는 일정 조정 서비스가 주목 받고 있는 것이다.

일정 조정 서비스에서는 사용자가 업무에서 사용하고 있는 구글 캘린더나 마이크로소프트 아웃룩(Microsoft Outlook)의 캘린더 기능과 같은 SaaS(서비스로서의 소프트웨어)와 연계하여 사용자가 스케줄이 없는 빈 시간에 대한 정보를 취득한다.

거래처 등과 일정 조정할 때에는 일정 조정 서비스가 발급한 일시 예약용 웹 페이지 URL을 상대방에게 문자 등으로 전송한다. 이 웹 페이지에는 사용자의 빈 시간이 표시되어 있으며 상대방은 편한 날짜를 선택해 일정을 확정할 수 있다. 확정된 날짜는 사용자의 달력에 자동으로 반영된다.

-- 연계를 통해 화상 회의실의 URL도 자동 발급 --
일정 조정 서비스는 줌미팅(Zoom Meetings)이나 구글미트(Google Meet), 마이크로소프트팀즈(Microsoft Teams)와 같은 주요 화상 회의 서비스와도 연계가 가능하다. 상대방이 일정을 확정한 타이밍에 화상 회의실 URL이 자동으로 발급된다. 사용자는 화상 회의의 개최 일시를 예약하거나, URL을 상대에게 알리는 수고를 줄일 수 있다.

올해 들어 일정 조정 서비스에서 참석자가 3명 이상인 미팅을 위한 일정 조정 기능을 강화하는 움직임이 눈에 띈다. 특히 각 참가자가 편리한 일시를 투표하는 등, 일정을 조정하는 기능을 강화하는 움직임이 두드러지고 있다. 각 참가자의 소속 기업이 달라 서로의 일정을 공유하지 않는 경우에도 효율적으로 화상 회의 등의 일정을 조정할 수 있다.

사용자가 일정 조정 서비스를 활용하는 팁 중 하나는 일정 조정 서비스와 연계된 SaaS 일정표에 작업하는 시간 등 업무 예정 스케줄을 휴식 시간도 포함해 빠짐없이 등록해 두는 것이다. 일정 조정 서비스는 연계된 일정표에 스케줄이 등록되지 않은 시간대를 빈 시간으로 인식한다. 이 때문에 빈 시간을 작업이나 휴식에 쓰고 싶다고 생각해도 회상 회의 예약이 들어갈 수 있다.

사용자가 미리 작업시간이나 휴식시간을 일정표에 등록해두면 업무 시간 내내 화상 회의가 이어지는 상황을 피할 수 있다.

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