전기전자/정보통신

Nikkei Computer_2022.4.14 키워드 (p71)

온라인 화이트보드 (Online Whiteboard)
텔레워크의 보급으로 정보 공유 수단으로서 확산

온라인 화이트보드란 사무실 내에 설치된 리얼 화이트보드처럼 회의 중에 문자나 그림을 그려서 공유할 수 있는 가상적인 화이트보드를 말한다. 화면 상에 표시된 편집용 아이콘을 마우스로 선택한 후에 위치를 지정하는 등의 간단한 조작으로 그림이나 텍스트를 배치할 수 있다.

미국과 네덜란드에 거점을 두고 있는 미로(Miro)가 제공하는 'Miro'와 굿패치(Goodpatch)가 제공하는 'Strap' 등 온라인 화이트보드에 특화된 SaaS(Software as a Service) 외에도, 마이크로소프트 365나 구글 Workspace와 같은 오피스 워크를 지원하는 SaaS 기능 중 하나로도 제공되고 있다.

2020년 봄 이후, 코로나19 대책으로 텔레워크가 보급됨에 따라 정보 공유 수단으로서 온라인 화이트보드의 활용이 확산되고 있다. 예를 들면 굿패치의 경우, 2020년 9월 Strap 정식 버전 제공이 개시된 이후, 약 1년 정도 만에 도입한 회사 수가 100개사를 넘어섰다. 주로 대기업에서 활용이 추진되고 있다고 한다.

대표적인 사용법은 웹 회의 서비스나 비즈니스 채팅 등과의 병용이다. 자택 등에서 텔레워크 중인 복수의 멤버들이 통화나 채팅 메시지 등으로는 이미지화하기 어려운 정보에 대해 온라인 화이트보드를 공유하며 설명함으로써 인식의 차이를 피할 수 있다.

-- 활발한 아이디어 도출, 공정의 가시화에도 활용 가능 --
리얼 화이트보드에는 없는 온라인 화이트보드만이 가능한 특징도 여러 가지 있다. 첫 번째는 공간에 제약이 없다는 점이다. 실제 화이트보드는 그릴 수 있는 범위가 물리적으로 한정되어 있기 때문에 새롭게 그림 등을 그리려고 할 때 여백이 없어 작성한 문자 등을 지우거나 보드를 뒤집어 뒷면으로 전환하는 등의 번거로움이 발생한다. 온라인 화이트보드에서는 이러한 번거로움이 없다.
 

두 번째는, 온라인 화이트보드를 공유하고 있는 유저 전원이 동시에 그림 등을 그릴 수 있다는 점이다. 실제 화이트보드는 그림 등을 동시에 그릴 수 있는 인원 수가 한정되어 있어 그리는 사람 외에는 듣는 입장이 되어 버리는 경우가 많다. 그러나 온라인 화이트보드는 참가자 전원이 그릴 수 있기 때문에 활용하면 미팅 등의 활성화가 가능하다.

세 번째는 작성한 내용을 쉽게 저장할 수 있다는 것이다. 사무실에 있는 리얼 화이트보드는 공용 회의실 등에 비치되는 경우가 많다. 이 경우 다음 사용자를 위해 쓴 글을 지워야 한다. 그러나 저장 기능이 있는 온라인 화이트보드는 작성한 내용을 그대로 둔 채 언제든지 다시 이용할 수 있다.

이러한 특징을 조합함으로써 리얼 화이트보드에는 없는 장점을 업무에 활용할 수 있다. 굿패치의 오다케(大竹) 프로덕트 매니저는 “공간이 무한대이기 때문에 여러 멤버들이 함께 자료 작성이나, 아이디어 회의, 회의록 작성 등을 할 수 있다. 멤버 개인의 작업 공정 정보도 메모할 수 있기 때문에 중간 공정의 가시화에도 활용이 가능하다. 이러한 정보가 정보 자산으로 축적되면 다른 사원도 참고할 수 있게 된다”라고 설명한다.

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