건축/환경에너지

Nikkei Architecture_2020.7.23 특집 (p26-51)

오피스, 뉴노멀 (Office, New Normal)
코로나19, 오피스의 가치를 되묻다

코로나19로 인한 업무 형태의 변화로 오피스가 변모하기 시작했다. 텔레워크가 확산되고 있는 가운데 많은 기업들이 오피스 폐쇄나 축소를 잇달아 발표. ‘안전’과 ‘다양한 업무 방식’을 양립시키기 위해 많은 기업이 레이아웃 변경을 검토하기 시작했다. 그 때 건축설계자에게 요구되는 역할은 무엇일까? 밀집 경고나 비접촉, 항바이러스화 등 새로운 기술을 채용한 ‘오피스 뉴노멀’은 어떤 모습일까?

Part 1. 게임체인지의 신호탄
굿바이 오피스, 공실률 10% 시대의 도래

서비스 산업의 생산성 개선 서비스를 전개하는 벤처기업 ClipLine(도쿄)의 엔도(遠藤) 이사는 눈 앞에 펼쳐진 텅 빈 사무실의 모습을 보게 되었다. “아무도 출근하지 않는 오피스가 과연 필요할까?”

코로나19로 긴급사태 선언을 발령한 다음 날인 20년 4월 8일, ClipLine은 완전 재택 근무를 시작했다. 출근율은 제로에 가까워졌다. 엔도 이사가 출근한 그 날도 회사의 지시대로 아무도 출근하지 않았다.  

-- ‘더 이상 500만엔의 가치는 없다’ --
도쿄 미나토구 일등지에 180평. 약 80명이 일하는 이 공간에 ClipLine은 월 500만 엔의 임대료를 지불하고 있었다. 이곳으로 이전해 온 것은 1년 반 전이다. 그때까지 있었던 복합빌딩 임대료와 비교해 2.5배 비쌌다. 그래도 주주로부터 “좋은 위치에 사무실이 있으면 채용에 효과가 있다”라는 조언을 듣고 이전을 결정했다.

그러나 엔도 이사는 더 이상 그런 가치는 없다고 판단했다. 아무도 출근하지 않는 오피스에 500만 엔이라는 임대료를 지불할 필요가 없다. 완전 재택 근무를 시작하고 얼마 되지 않았을 때, 엔도 이사는 다카하시(高橋) 사장에게 건의했다. “이 오피스를 해약하지 않겠습니까?” 다카하시 사장도 생각은 같았다. 바로 이전 계획을 세우라는 지시를 받았다.

ClipLine은 그로부터 약 10일 후에 오피스 해약을 결정했다. 엔도 이사가 출근율 등을 바탕으로 시산한 ‘향후 필요한 오피스 면적’은 겨우 60평. 현재의 3분의 1에 불과했기 때문이다. ClipLine뿐만은 아니다. 많은 벤처기업이 이와 같은 분석을 통해 해약을 결정하기 시작했다.

-- 오피스 확대가 갑자기 중지로 --
디지털마케팅 등을 전개하는 벤처기업 overflow(도쿄)의 스즈키(鈴木) CEO는 새로운 오피스 계약서를 쳐다보며 고민하고 있었다. 3월 중순의 월요일이었다.

3일 전인 금요일에 스즈키 CEO는 사원에게 새로운 오피스 이전을 발표했었다. 계약서에 도장을 찍어야 했다. 그런 상태에서 망설이고 있었다.

사무실이 비좁다고 느껴 새로운 오피스를 찾기 시작한 것이 1월. 100곳 이상을 서류로 검토, 20곳 정도를 직접 찾아가 보고 겨우 발견한 새로운 오피스였다. 지금 사무실보다 2.5배 넓은 도쿄 나카메구로의 약 50평 면적. 사업 확대를 목표하는 overflow에게는 매력적이었다.

사원에게 이전 계획을 전달한 직후의 주말, 스즈키 CEO는 계약서를 들고 다시 한번 코로나19 상황과 앞으로의 업무 방식에 대해 생각해 보았다. 나날이 도쿄에서도 감염자가 증가하고 있고 휴업을 발표하는 기업도 있었다.

숙고 끝에 스즈키 CEO는 월요일에 이전 계획을 철회했다. overflow는 그 후에 현재의 오피스에서 계속 근무하다 3월 하순에 도쿄의 코로나19 감염자가 급증한 시점에 텔레워크로 전환했다.

사원이 집에서 근무한 지 약 2주일. 업무가 문제 없이 진행되는 것을 보고 스즈키 CEO는 더 이상 오피스가 필요 없다고 판단, 지금의 오피스도 해약하기로 결정했다. 사무실을 갖지 않고 모든 사원이 지금처럼 텔레워크를 계속한다.

-- 후지쓰는 오피스 면적 반감 --
-- 잠재적 공실은 이미 증가 --
-- 공실률, 과거 최악의 10%로 --
-- 모순된 2개를 양립시킨다 --

Part 2. 뉴노멀 사례
시작된 Office Renovation

● CASE 1
중국의 만 개의 회사를 통해 본 규칙
저비용으로 거리를 가시화

3개의 포인트
① 스티커로 6피트를 가시화
② 일방 통행의 채용으로 대면 방지
③ 거리에 대한 의식으로 행동 변화 촉구

20년 4월에 중국의 각 도시에서 봉쇄가 풀리자, 기업들은 안전성을 담보하면서 종업원을 어떻게 사무실에 출근시킬 것인가에 대해 고심했다. 이 과제를 해결한 회사가 있다. 세계 최대 부동산 컨설팅업체 쿠시맨 앤드 웨이크필드(C&W)다. 부동산 개발기업 완커(China Vanke)와 합작으로 Facility Management Service를 전개하는 중국 최대의 사업자이기도 하다.

도시 봉쇄 해체 후에 C&W에는 고객으로부터 셀 수 없을 정도로 지원 요청이 들어왔다. 상담 내용은 모든 기업이 동일했다. “레이아웃은 바로 바꿀 수 없지만 종업원은 사무실에 출근해야 한다. 저비용으로 신속하게 할 수 있는 대책은 없을까?” 많은 기업들이 새로운 오피스의 모습을 모색하고 있었다.

C&W가 오피스 복귀를 지원한 기업 수는 1만사에 달한다. 종업원 수로는 100만 명이다.

-- 사용법을 조금 바꾸기만 하면 된다 --

● CASE 2
거울을 보고 앉는 회의실도
3밀(密) 없애고 출근을 장려

3개의 포인트
① 집무실이나 회의실에서 대면을 피한다
② 공기의 질을 가시화
③ 출근하고 싶어지는 오피스

게임 개발업체 카약(KAYAC)은 코로나19의 감염 위험을 억제하기 위해 오피스를 새롭게 개장한다. 포인트는 ‘3밀’(밀접, 밀집, 밀폐)을 피하는 ‘NO밀 오피스’를 목표로 집무실이나 회의실을 리뉴얼하는 점이다. 사원이 안심하고 출근할 수 있는 오피스는 물론 ‘출근하고 싶어지는’ 오피스를 목표한다.

3밀의 하나인 ‘밀접’을 방지하기 위해 일부 회의실을 리뉴얼한다. 대면 회의가 이루어지기 쉬운 환경을 개선하기 위해 회의실에 거울을 설치. 옆에 앉은 상대방을 보지 않고 정면 거울을 보면서 이야기한다. 마치 옆 사람과 대면하고 대화하는 것처럼 느껴지는 구조다. 그 외에 올라가는 계단과 내려가는 계단을 분리해 마주치지 않도록 방지하는 대책도 있다.

‘밀집’을 방지하기 위해 고정석으로 운영하는 집무실의 레이아웃을 변경했다. 대면하는 책상을 일렬로 배치하는 방식에서, 서로 엇갈리게 책상을 배치하는 클러스터형 방식으로 변경. 사람과 사람의 거리를 떨어뜨리면서 대면을 방지한다. 또한 회의실에서의 밀집 방지를 위해 정원을 줄여 운용한다.

‘밀폐’를 방지하기 위해 회의실의 환기 대책을 강화한다. 회의실에 CO₂ 센서를 설치해 실내외의 CO₂ 농도 차가 600ppm 이상인 경우는 창문을 연다.

-- ‘집보다도 생산성이 향상되는 장소’ --

● CASE 3
업무에 따라 장소를 구분해 사용한다
소파나 창가 쪽 자리도 집무실로

3개의 포인트
① Pre Adress 대응으로 개선
② 라운지에서도 업무가 가능하다
③ 이전 축소의 고민에 부응하는 제안도

사회적 거리 두기를 확보하면서 오피스를 효율적으로 활용하는 방법으로, 자리를 자유롭게 선택할 수 있는 프리 어드레스가 다시 주목을 받고 있다. 고정석의 경우는 특정 부서의 출근율이 높을 때 옆 사람과의 거리를 확보하는 것이 어려워진다. 그러나 프리 어드레스는 이 문제를 해소할 수 있기 때문이다.

-- 4월에 프리 어드레스 도입 --
-- 축소 이전의 문제점을 해소한다 --

● CASE 4
여관을 오피스로 리노베이션
전용(轉用)에 대한 요구를 수용

3개의 포인트
① 수요가 감소한 객실을 전용
② 웹 카메라로 원격에서도 일체감
③ 간단하게 오피스화하는 서비스도

기업 브랜딩을 전개하는 Innovation Partners(도쿄)는 20년 4월 2일, 사가현에 지사를 개설했다. 빌딩의 한 사무실이 아니다. 온천 여관의 한 객실을 임대했다.

코로나19로 여관이나 호텔은 큰 타격을 받았다. 특히 인바운드의 타격이 심해, 수요 회복에는 몇 년이 걸릴 것이라고 한다. 공실이 증가하면서 객실을 오피스로 전용하는 움직임이 확산되고 있다.

Innovation Partners는 약 55㎡의 객실을 10년 계약으로 빌렸다. 약 300만 엔을 들여 내장을 사무실 용으로 변경했다. 다다미를 바닥재로 바꾸고, 큰 집무 책상을 들였다. 자료를 보관하는 책장과 휴게실 등을 만들고, 통신 환경을 정비해 본사와의 웹 회의를 위한 대형 모니터를 배치했다.

-- 놓기만 하면 ‘오피스’로 --

Part 3. 감염 위험을 억제하는 기술
발흥하는 ‘오피스 테크’

밀집 경고나 체온 감지, 비접촉 등 새로운 과제에 대한 대응이 급무다. 스타트업 기업이나 IT기업을 중심으로 디지털 기술로 감염 위험을 억제하는 ‘오피스 테크’ 제안이 이어지고 있다.

● 밀집 경고
위치 정보나 영상 해석으로 ‘밀집’을 검출

사회적 거리 두기를 확보하면서 오피스 공간을 효율적으로 활용하기 위해 프리 어드레스를 검토하는 기업이 증가하고 있다. 그러나 도입 기업이 직면하는 과제가 있다. 동료나 상사가 어디에 앉을지를 파악할 수 없다는 것이다. 그런 문제를 해결하는 기술이 비콘이나 무선 태그 등을 사용해 사원의 위치를 파악하는 실내 측위 시스템이다.

벤처기업 Beacapp(도쿄)가 제공하는 ‘beacapp HERE’도 그 중 하나다. 사원의 스마트폰으로 위치를 검출한다는 것이 특징이다. 이미 회사용 스마트폰을 사용하고 있는 기업이라면 비교적 저비용으로 도입할 수 있다. 이용자 50명, 2개월에 40만엔에 제공한다.

비콘은 BLE(Bluetooth Low Energy)의 신호를 1초에 여러 번 발신하는 단말이다. 오피스의 여러 곳에 비콘을 설치. beacapp HERE의 앱을 설치한 스마트폰이 오피스 안에서 BLE 신호를 감지하면, 신호를 보내는 비콘 단말을 식별해 스마트폰에서 클라우드로 로그를 보낸다. 이 로그를 서버 측에서 해석해 스마트폰의 위치를 추정. 이 정보를 바탕으로 디지털 맵에 사원의 위치를 표시한다.

-- 정원을 초과하면 경고 발령 --

● 마스크얼굴인증+검온(檢溫)
발열 증상이 있으면 입구에서 차단

소프트뱅크는 20년 3월, 약 1만 5,000명이 근무하는 본사 건물 1층 입구에 ‘AI 온도감지솔루션’ 단말을 20대 시험 도입했다. 얼굴인증으로 보안게이트를 개폐하고 동시에 비접촉으로 검온한다. 사원은 마스크를 한 채 게이트를 통과하면 그 사이에 인증과 검온이 끝난다. 사원 이외나 발열 증상을 보이는 사람이 통과할 경우 게이트는 열리지 않는다.

소프트뱅크의 자회사이며 이미지인식기술을 보유한 일본컴퓨터비전(JCV, 도쿄)이 제공한다. JCV 영업&마케팅본부의 나카지마(中島) 과장은 “출근할 때 사원의 검온을 의무화하는 기업도 나오기 시작했다. 그러나 검온에는 시간이 걸리기 때문에 출근 시간대는 줄이 생기는 경우도 있다. AI 온도감지솔루션은 이러한 과제를 해소한다”라고 말한다.

AI 온도감지솔루션은 AI를 활용한 얼굴인증 단말과 열 카메라를 조합했다. 개인 인증과 검온에 필요한 시간은 불과 0.5초. 사원의 출입과 건강 상태 기록을 일원 관리할 수 있다.

-- 16명의 검온과 인증을 동시에 --
-- 인증, 검온과 함께 혼잡도 대책도 --

● 비접촉 엘리베이터
엘리베이터 안팎에서 버튼을 만지지 않는다

매일 많은 사원이 이용하는 엘리베이터. 때문에 많은 빌딩에서는 엘리베이터 안팎의 버튼을 매일 여러 번 소독하고 있다. 이 버튼을 만지지 않고 원하는 층으로 갈 수 있는 기술이 있다.

미쓰비시전기의 ‘ELE-NAVI’는 보안게이트와 연동해 비접촉을 실현한다. 이용자는 미리 사원증 등의 ID카드에 목적 층을 등록해 둔다. 아침에 출근할 때 보안 게이트의 판독기에 ID카드를 갖다 대면 승차할 엘리베이터 호수가 표시된다. 그 엘리베이터를 타면 목적 층에 갈 수 있다. 퇴근할 때는 엘리베이터 버튼에 ID카드를 갖다 대면 로비 층으로 갈 수 있다. 버튼을 누를 필요가 없다.

ELE-NAVI는 목적 층이 같은 이용자를 같은 엘리베이터로 안내함으로써 복수의 엘리베이터의 운행을 최적화하는 시스템으로서 개발되었다. ID카드로 목적 층의 정보를 전달해 이용자를 할당한다. 이 기능이 비접촉에 도움이 되었다. 그러나 등록한 층이 아닌 층을 갈 경우는 버튼을 눌러야 한다.

-- 적외선 센서로 비접촉으로 --

● 항균 코팅
오피스 전체를 항바이러스화

Part 4. 애프터 코로나 시대의 업무 방식
오피스가 거리로 스며들다

텔레워크의 영향으로 자택도 오피스의 일부로 이용하는 움직임이 확산되기 시작했다. 업무 내용에 따라서 오피스나 코워킹스페이스, 자택을 유연하게 분리해 사용하면서 업무 공간이 서서히 거리로 스며들고 있다. 오피스에 필요한 것은 다양성이다.

“일하는 장소가 거리 전체로 확산되고 있다”. 오피스가구 업체 OKAMURA의 후지와라(藤原) 부장은 새로운 업무 방식의 침투에 대해 이렇게 확신한다.

후지와라 부장은 오랫동안 업무 장소의 설계나 프로듀스에 종사한 전문가다. OKAMURA가 안전한 오피스를 구축하기 위한 구체 방안을 제시한 ‘애프터 코로나를 위한 워크플레이스 전략’을 만든 장본인이다.

제언에서는 일하는 장소를 안전하게 유지하기 위한 대책을 5개 항목으로 분류해 소개했다. (1)거리∙위치를 유지한다, (2)칸막이를 한다, (3)접촉을 줄인다, (4)청결을 유지한다, (5)운용∙규칙이다.

최근의 오피스 트렌드는 사무실에서 일어나는 활동= Activity를 여러 종류로 분류, 그 활동에 따라 일하는 공간을 구분하는 ‘Activity Based Working(ABW)’라는 방법이다. 가정용 식용유를 생산하는 J-오일밀스(J-OIL MILLS)가 오피스 리뉴얼에 채용했다.

후지와라 부장은 일본에서는 오피스 내부에서 완결되는 것이었던 ABW가 거리로 확산돼 나갈 것이라고 보고 있다. “회사원은 업무 내용에 따라서 오피스의 장벽을 넘어 일하는 장소를 선택하게 될 것이다. 그리고는 거리 전체에서 일하게 될 것이다”

-- 주요 거점은 ‘협동’의 장 --
-- 오피스는 일주일에 1번 빌리면 된다 --
-- 생활하면서 일하는 오피스 --

 -- 끝 --

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