전기전자/정보통신

Nikkei Computer_2020.7.9 특집 요약 (p24~49)

디지털의 벽, 도장을 없애자
계약∙정산∙행정의 ‘디지털 장벽’ 돌파법

코로나19 사태 속에서 도장이 텔레워크 추진에 걸림돌이 되고 있다. 서류에 도장을 찍기 위해 출근을 강요 당하는 케이스도 적지 않다. 과연 기업들은 도장을 없앨 수 있을까? 이번 특집에서는 계약과 경리의 디지털화를 추진하는 선행 기업들의 사례를 통해 도장을 없애기 위한 노하우와 운용 측면의 과제를 살펴본다. 또한 탈(脫) 도장으로의 마지막 장벽인 행정 절차의 온라인화와 투표의 디지털화를 위한 최신 동향을 설명한다.

Part 1. 도장은 없앨 수 있다
코로나19 사태가 좋은 기회로

탈 도장이 추진되지 못하는 원인은 법 제도에 있다라는 변명은 더 이상 통하지 않는다. 필요한 법 제도와 서비스는 이미 존재하고 있다. 경영자들의 몰이해가 최대 장벽이다. 코로나19 사태를 계기로 도장을 없애 업무의 효율을 높이는 개혁이 잇따라 시작되고 있다.

텔레워크 중인데도 종이 서류에 도장을 찍기 위해 출근하지 않으면 안 된다. 코로나19로 긴급 사태가 선언된 가운데 많은 기업에서 이러한 상황이 벌어지고 있다. 이로 인해 최근 IT 툴 구입 문의가 쇄도하고 있는 기업이 있다. 그곳은 시야치하타.

시야치하타는 기업이 사내 전자결제 시 PDF파일 등에 디지털 기술로 날인할 수 있는 ‘컴퓨터 결제 클라우드’를 전자 인감 1개 당 월 100엔(소비세 별도)에 판매하고 있다.

올 6월 말까지 기한 한정으로 컴퓨터 결제 클라우드를 무료로 제공. 5월 말 시점에서 신규 신청이 25만 건을 넘었다고 한다. 대기업 유저도 많다. “종이로 운영되는 것을 바꾸지 않고도 문서를 회람∙승인 할 수 있는 점이 높은 평가를 받고 있다”(시야치하타 오구라 시스템개발 부장).

언제 누가 어떤 문서에 도장을 찍었는지는 시야치하타의 클라우드를 통해 관리된다. 인영(印影)을 클릭하면 날인 순서 등을 확인할 수 있다. 관리자의 조작도 기록된다.

사내 전자 결제에서 작성된 PDF파일 등을 타사와 주고 받을 때에는 시야치하타가 제휴하고 있는 미국 다큐사인(DocuSign)의 ‘전자서명’을 별도로 이용할 수 있다. PDF에 첨가된 전자서명 정보를 보면 작성자가 누구인지, 내용이 변경된 여부 등을 확인할 수 있다.

-- 디지털화의 ‘장벽’은 사회 통념 --
일본 기업들이 도장을 없애지 못하고 있는 것은 법 제도 때문이라고 생각하기 쉽다. 하지만 그 ‘장벽’은 법 제도가 아니다.

본래 종이 계약서 등의 날인은 ‘이단(二段) 추정’이라고 불리는 최고 재판소의 판례를 통해 유효성이 인정되었다. 이단 추정이란 계약서 등에 본인의 도장이 찍혀있을 경우, 본인의 의사로 도장을 찍었다고 ‘추정’하고 더 나아가 이를 통해 문서가 본인의 의사로 작성된 것으로 ’추정’ 할 수 있다는 논리이다.

2001년 시행된 전자서명법은 도장과 동일하게 본인의 전자서명을 사용한 전자 계약도 유효하다고 규정하고 있다.

전자 계약에 대해 정통한 미야우치(宮內) 변호사는 법 제도가 디지털화의 장벽이라고 오해 받고 있는 원인에 대해 “도장의 신뢰성이 사회의 통념으로 남아있기 때문이다”라고 지적한다. 하지만 도장은 복제나 위조가 쉽다. “도장이 있으면 신뢰성이 높다는 증거는 없다”(미야우치 변호사).

-- 코로나19 사태는 탈 도장에 호기(好機) --
일본 기업들이 종이 서류에 날인하는 것은 경영자와 법무부문 등이 디지털화의 중요성을 이해하지 못했기 때문이다. 디지털화는 텔레워크에만 도움이 되는 것이 아니다. 종이 계약서에 부과되는 인지세와 문서 관리 비용을 줄일 수 있고 작업 효율을 향상시킬 수 있다는 장점도 있다. 코로나19 사태는 디지털화의 좋은 찬스이다.

디지털화가 필요한 것은 계약뿐만이 아니다. 수∙발주의 EDI(전자디지털교환)와 EC(전자상거래)도 망라할 필요가 있다. 지금까지 기업들은 전자 계약과 EDI, EC에서 개별적으로 디지털화를 추진해왔다. 하지만 “전자계약시스템에서 취급되는 문서는 청구서가 대부분으로, EDI와 EC에서 주고 받는 데이터와 형식은 다르지만 내용은 같다”(PPAP종합연구소의 오하타(大泰) 사장).

전자계약과 EDI, EC는 다 함께 ‘전자상거래’로서 추진해야 한다. 더 나아가 2023년 10월에 도입될 예정인 소비세의 적격 청구서(Invoice)의 디지털화와 이용자 인증 및 데이터의 위조를 예방해 신뢰성을 확보하는 ‘안심 서비스’도 필요하다.

기업뿐만 아니라 행정 절차에도 디지털화가 요구되고 있다. 현재 기업이 텔레워크용 시스템을 도입하기 위한 지자체로의 보조금 신청에 인감도장이 필요하다는 웃지 못할 사태가 발생하고 있다.

사회 기반이 되는 데이터 사양을 정비해 기업과 개인이 행정기관에 한번 제출한 데이터의 경우, 정보 연계를 통해 다른 정보기관으로의 제출을 생략할 수 있는 ‘원스온리(Once Only)’ 등을 가능하게 해야 한다. 또한 디지털 기술로 투표의 비밀을 보호하는 ‘전자투표’가 보급된다면 의회 개혁으로도 이어질 수 있다.

다음 파트에서는 구체적인 디지털화의 사례를 소개하겠다.

Part 2. 이점이 많은 전자계약
비용 저감, 거버넌스 강화 효과도

전자계약 도입은 텔레워크에 도움이 되는 것뿐만이 아니다. 노무라홀딩스는 거버넌스(Governance, 기업 통치) 강화로 연결시켰다. 실효성이 높은 전자계약 도입의 포인트를 살펴보겠다.

“계약 체결 빈도가 높은 거래처를 중심으로 종이 계약서에서 전자 계약서로 전환하는 활동을 지속적으로 추진하고 있다”. 노무라홀딩스의 오가(大賀) 경비구매전략부 상무는 이렇게 말한다.

노무라홀딩스는 2017년, 닛테츠솔루션즈(NSSOL)의 전자계약 서비스를 도입. 3년 만에 IT벤더와 체결하는 개발 및 유지보수에 관한 계약서를 중심으로 전자서명을 이용한 전자계약을 1만 3,000건 정도 체결했다고 한다.

기존에는 각 부서가 종이 계약서를 개별적으로 관리했기 때문에 비슷한 종류의 거래에서도 계약 조건과 구매 단가 등 모든 내용을 파악하기는 어려웠다. 전자 계약서를 통해 회사 전체의 계약서를 집약∙관리하고 계약 조건과 비용을 재검토하는 체제를 정비했다.

노무라홀딩스는 계약서의 디지털화에서 더 나아가, 계약에 관련된 업무를 개혁해 디지털화했다. 그 중에서도 오가 상무가 중요하다고 지적하는 것은 계약서를 데이터로서 집약해 일원적으로 관리하는 것이다. 체결 날짜 등의 정보를 추가해 계약서를 일원 관리하는 것을 통해 계약의 자동 갱신 및 해약 통지 유무 등의 상황을 간단히 파악할 수 있다. 오가 상무는 “거래처의 이름과 계약 체결일 등 상세한 정보를 설정함으로써 검색이 쉬운 유용한 데이터가 되었다”라고 그 효과에 대해 말한다.

-- 툴을 구분해서 사용하는 것이 필수 --
-- ‘당사자 타입’과 ‘입회인 타입’의 차이도 --
-- 다른 전자계약 서비스를 연계 --

Part 3. 청구∙결제도 디지털화
그 성공 포인트는?

다이세이(大成)건설은 하도급의 견적과 청구∙결제 등의 거래를 디지털화하는데 성공했다. 산토리도 도매와 소매, 음식점과의 거래를 디지털로 추진하고 있다. 거래 공정 전체를 디지털화하는 3가지 포인트를 살펴보겠다.

청구서 및 납품서, 검수확인서에 날인해 우편으로 보내는 오랜 비즈니스 관습으로 인해 사원은 외근을 해야만 한다. 이것이 텔레워크를 방해하는 큰 요인 중 하나이다.

도장을 없애기 위해서는 계약뿐만 아니라 견적 의뢰∙회신과 결제 등의 절차도 디지털화할 필요가 있다. 그 대표적인 방법 중 하나가 거래 관계에 있는 기업 간에 1개의 EDI 시스템을 이용하는 것이다. 그 전형적인 사례는 건설업계에서 찾아볼 수 있다.

다이세이건설은 광범위한 거래를 커버하는 범용 전자조달시스템 ‘SUPER-TRIO’를 운용, 하청 및 자회사와의 거래에 이용하고 있다.

-- 연간 6만 시간의 단축 효과 --
탈 도장 움직임이 나타나고 있는 것은 건설업계뿐만이 아니다. 산토리홀딩스는 7월, 거래처와 계약에서 청구∙결제까지를 디지털화하는 업무 시스템을 본격적으로 가동하고 있다. 2022년까지 국내 자회사로 전개할 계획이다.

이 새로운 시스템을 통해 도매업자와 소매점, 음식점을 대상으로 예약에서 청구, 결제까지의 공정을 종이 서류와 도장을 사용하지 않고 시스템을 통해 완결하고 있다.

그 효과는 크다. 산토리홀딩스는 그룹 전체 계약과 거래 서류의 절반에 해당하는 연간 300만장의 종이 소비를 없앴으며, 수입인지 금액과 인쇄료, 우편 요금을 포함해 연간 3,000만엔의 비용을 절감했다고 한다. 또한 서류 작성의 효율화뿐만 아니라, 사원의 이동 및 출근을 줄일 수 있어 ‘그룹 전체에서 연간 6만 시간의 단축 효과를 내고 있다”(산토리비즈니스시스템의 니시카와(西川) 집행위원)라고 한다. 시스템 이용 대상인 사원은 1만명으로, 1명 당 환산하면 6시간에 해당된다. 시스템 투자는 2~3년 안에 회수할 수 있을 것이라고 한다.

다이세이건설과 산토리홀딩스는 시스템을 개발해 거래처에 제공하는 형태를 취하고 있다. 양사 모두 수 억엔의 시스템 투자를 상회하는 효과를 기대할 수 있을 것이라고 한다.

견적 의뢰∙회신 및 청구∙결제 등 거래 전체의 디지털화에 성공할 수 있었던 포인트는 3가지 있다. 첫 번째는 견적 의뢰, 계약, 결제 등 공정 간 데이터를 공유함으로써 서류 작성의 자동화 비율을 높였다. 예를 들어 다이세이건설의 SUPER-TRIO는 견적 의뢰 공정에서 발생된 발주 사양과 견적 금액의 데이터를 계약서에 자동으로 반영하고 있다.

두 번째 포인트는 거래처와 합의하며 서류 포맷의 표준화를 추진했다. 표준화가 진행될수록 서류 작성의 자동화가 추진된다.

세 번째는 서류 체크와 승인 등 사내 절차를 디지털화한 것이다.

다이세이건설은 SUPER-TRIO에 사내 결제 워크 플로우 기능을 도입. 산토리홀딩스는 업무 시스템에 법무 부문의 계약서 작성을 지원하는 워크 플로우와 채팅 기능을 도입했다고 한다.

-- 인보이스 제도는 전 기업에서 필수 --
-- 데이터 변환의 시스템을 만드는 움직임도 --

Part 4. 마지막 장벽은 행정
긴급 대책에도 도장이 필요

민간기업 간 거래 절차는 탈 도장 환경이 정비되고 있는 반면, 새로운 걸림돌이 되고 있는 것이 행정기관의 업무 절차이다. 날인과 스캔을 요구하는 ‘이름뿐인 디지털화’로는 편이성은 향상되지 않는다.

행정 절차가 텔레워크를 방해하는 장벽으로서 부상하고 있다. 온라인 신청에서도 날인이 필요한 다수의 서류 작성을 요구하는 등 대면 신청을 필요로 하는 절차가 남아있기 때문이다. 그 전형이 긴급 경제 대책으로서 제도가 확충된 후생노동성의 임금 보조금(고용조정조성금)이다.

임금 보조금의 온라인 신청은 5월 20일 가동 첫날부터 개인정보가 유출되는 시스템 장애가 발생, 6월 24일 시점에서도 복구가 이루어지지 않고 있다. 복구된다고 해도 온라인 신청의 이점은 별로 없다. 온라인 신청임에도 불구하고 몇몇 종이 서류를 작성해 날인한 뒤 파일로 만들지 않으면 안 되기 때문이다.

아스카사회보험노무사법인의 다이토(大東) 대표는 “기능은 전자메일의 서류 첨부와 다르지 않다. 이점은 우편 배송 비용을 절약하는 정도이다”라고 지적한다. 같은 시기에 도입된 경제산업성의 재난지원금(지속화급부금)과 비교하면 임금 보조금의 온라인 신청의 과제를 여실히 알 수 있다.

재난지원금의 온라인 신청에서 사업자의 기본 정보, 작년 매출, 매출의 감소 폭 등 필요한 정보 입력은 거의 웹 폼 상에서 완결된다. 신청에 허위가 없는 의사 확인은 본인 확인이 있는 웹 폼으로 유효하다고 판단, 날인이나 서명을 해야 하는 서류 작성을 없앴다.

이에 반해 임금 보조금의 경우는 10종류 이상의 종이 서류를 작성해 5곳 이상에 날인을 한 후 스캔 해 파일화하지 않으면 안 된다. 날인이 허위가 아니다라는 것을 선언하기 위함이다.

더 복잡한 것은 지급 대상자마다 각각 임금표(賃金表)와 출근부 등 근무 상황을 증명할 수 있는 서류 2장을 종이 서류로 제출하는 것이다. 실제로 아스카사회보험노무사법인은 보조 대상이 1,500명 있는 고객사를 대상으로 총 3,000장의 첨부 서류를 준비하고 있다고 한다. 임금 보조금의 온라인 신청에는 임금표와 출근부 정보를 데이터로 제출하는 시스템이 없기 때문이다.

-- 실제 많이 존재하는 ‘서류 스캔’ 타입 신청 --
임금 보조금과 같은 ‘이름뿐인 온라인 신청’은 통상적인 행정 절차에도 많이 존재한다. 후생노동성을 예로 들면, 고용보험 결제 등 매년 이루어지는 노동보험 관련 온라인 신청은 “아직도 많은 날인 서류를 작성해 송신하는 사양이다”(다이토 대표).

이름뿐인 온라인 신청의 실태는 정부도 인식하고 있으며 개혁을 위해 움직이고 있다. 2010년대 전후부터 정부의 전체 방침을 명시한 ‘디지털 거버먼트 실행계획’을 여러 번 개정해 올 3월에 성(省)과 청(庁) 별 중장기 실행계획을 공표했다.

탈 도장을 추진하기 위해 정부는 2가지 개혁을 추진하고 있다. 하나는 행정 시스템 연계를 통해 한번 신청한 사항에 대해서는 서류 제출을 요구하지 않는 ‘원스온리’의 실현. 또 다른 하나는 온라인화를 전제로 신청 양식과 심사 절차를 간소화하는 업무 개혁이다.

올해는 실제로 서류 절감이 진전되는 움직임도 있다. 부동산 및 법인 등기, 인감증명 등 법무부에서 취급되는 정보의 원스온리화이다. 법무성은 올 10월에 등기정보 시스템과 다른 행정 시스템과의 연계 기능을 제공하는 것을 목표로 하고 있다. 등기부 정보는 여러 종류의 신청에서 이용되고 있어 첨부 서류 절감의 시금석이 될 것이다.

업무 개혁에서는 경제산업성이 다른 성∙청과 지자체 등에 임대하는 보조금 신청시스템 ‘jGrants’가 시금석일 될 것으로 보인다. 다양한 사업에 대응할 수 있도록 기능 개선을 추진, 전형적인 신청 업무는 표준화했다. 서면을 베이스로 한 신청 양식은 최소한으로 낮췄기 때문에 시스템 이용이 증가하면 서류 절감 및 심사의 신속화에 플러스가 될 수 있을 것이라고 한다.

-- 인터넷 투표의 비밀 확보 --

 -- 끝 --

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