일본산업뉴스요약

Nikkei X-TECH_2021.01.04

전표 대조 작업을 월 1,000시간 줄인다
미쓰비시(三菱)식품이 개발한 놀라운 AI

식품 도매 대기업인 미쓰비시(三菱)식품이 경리 업무에서 AI(인공지능) 활용을 추진하고 있다. 2020년 6월까지, 식품 제조사로부터의 매입 거래를 대상으로 전표 대조 AI 시스템을 가동. 한 달에 2,000시간 이상 걸리던 수작업에 의한 조합 작업 중, 수 백 시간 분을 절감했다.

슈퍼나 편의점 등으로의 판매 거래에 대해서도 2020년 11월에 AI시스템의 시험운용을 개시. 실질적인 가동은 2021년 4월을 목표로 하고 있다. 매입 거래와 판매 거래를 합쳐 최종적으로 월 1,000시간 정도의 작업을 절감할 것으로 내다보고 있다.

미쓰비시식품의 디지털전략본부 디지털전략 오피스 소속의 마쓰자카(松坂) 씨는 “당사가 취급하는 매입·판매 거래는 방대하며 인력으로 체크하지 않으면 안 되는 예외적인 거래의 건수도 많다. 이 업무 부하를 어떻게든 해결하고 싶었다”라고 개발하게 된 경위에 대해 말한다. 신(新) 시스템은 후지쓰(富士通)와 공동으로 개발했다.

-- 방대한 전표 조합의 업무 부담이 과제 --
미쓰비시식품은 한 달에 수천만 건 정도의 방대한 거래 데이터를 취급한다. 경리부문은 거래 별로 자사의 전표 데이터와 거래처로부터 받은 전표 데이터를 대조한다. 많은 거래에서는 전표를 데이터로 송수신하지만, 일부에서는 종이전표도 남아 있어 OCR(광학적 문자인식)로 데이터화한 후 대조한다.

전표에는 원칙적으로 독특한 전표번호가 붙어 있어 기간업무 시스템에서 자동적으로 대조된다. 그러나 일부의 예외적인 케이스로 일손이 필요하게 된다. 전체 거래 건수가 방대하기 때문에 일손이 필요한 케이스도 많아 인력이 든다.

-- '북관동(北関東)센터'와 '관동북(関東北)센터' --
예를 들면 미쓰비시식품으로부터의 발주는 1회인데, 제조사측이 재고 부족 등으로 인해 2회 이상으로 나누어 납품해 오는 경우가 있다. 제조사가 납품을 나눠도 동일한 전표번호를 붙여 오면 미쓰비시식품에게는 문제될 것이 없다. 그러나 제조사가 다른 번호를 붙이는 경우가 있다. 이 경우, 기간 업무 시스템으로는 대조할 수 없다. 경리 담당자가 육안으로, 전표의 상품명이나 배송지 등을 단서로 ‘이 2회 분의 납품은 이 발주와 결부되어 있다’라고 판단해 조합한다.

이 작업에는 베테랑 경리담당자의 ‘암묵지(暗默知)’가 필요하다. 예를 들어 상품명일 경우, '오렌지 주스 500ml'와 '오렌지 500'을 동일 품목으로 판단해야 하는 경우가 있다. 식품에는 ‘홋카이도 대게 호구시 미(풀어 놓은 대게 살)’라고 하는 긴 상품명도 많아, 신상품이 잇달아 출시되는 것도 작업을 복잡하게 하고 있다.

보낼 곳일 경우, ‘북관동센터’ ‘관동북센터’와 같은 불규칙한 표기가 있을 수 있다. 이 역시 동일하다고 볼 필요가 있다. 베테랑 경리 담당자는 거래처마다의 그와 같은 경향을 숙지하고 있어, 예를 들면 상품명이 불일치해도 단가·수량이나 배송지를 기본으로 동일하다고 판단한다.

-- 후지쓰의 전문가 팀에게 상담 --
이러한 과제 해결을 위해 미쓰비시식품은 기간 업무 시스템의 개발 위탁처인 후지쓰와 상담했다. 후지쓰의 오카다(岡田) 데이터 매니지먼트 컨설팅부(AE-CoE팀) 이그제큐티브 엔지니어는 전례를 찾아 보았지만 적용할 만한 마땅한 사례가 없었다고 말한다. 이 팀은 도쿄대 대학원 박사 출신인 오카다 씨가 이끌고 있는 데이터 사이언티스트 전문가 집단이다.

후지쓰는 조합작업 전용 AI 개발을 제안했고 미쓰비시식품이 이를 받아들였다. 상품명 등의 자연 언어 처리와 단가·수량 등의 수치 처리 로직을 최적인 형태로 조합한 것이 포인트다.

구체적으로는 ‘게슈탈트 패턴 매칭’이라고 하는 수법을 베이스로 했다. 두 개의 서로 다른 문자열의 공통부분의 비율이 많으면 유사도가 높다고 간주하는 것이다. 예를 들어 '홋카이도 대게 호구시 미'와 '홋카이도 대게 호구시'의 경우, 유사도는 0.786으로 계산된다.

이 수법에 의해 상품명이나 배송지에 다소의 불규칙한 표기가 있더라도, 적절히 동일하다고 판단해 조합할 수 있게 되었다고 한다.

-- AI에 의한 일치도가 높으면 그대로 대조해서 --
조합의 열쇠가 되는 것은 ‘전표 번호’ ‘날짜’ ‘상품명’ ‘배달 처’의 4항목이다. 불규칙적인 표기도 감안하여 일치도가 높으면 A등급으로 하고, 경리담당자에 의한 체크 없이 조회가 끝난 것으로 취급한다. 기존에 수작업으로 대조하고 있던 것 중 A랭크가 되는 것은 전체의 50% 정도라고 한다.

나머지는 B등급, C등급 등으로 판별해 경리담당자가 체크한다. 이 경우에서도 AI가 대응 관계에 있는 전표의 후보를 표시하기 때문에 경리 담당자는 이것을 단서로 대조할 수 있다. 대부분 후보를 보면 조회가 완료된다고 한다. 따라서 경리 담당자는 불확실한 오류 등 AI로는 조합이 불가능해 인간이 판단할 수 밖에 없는 거래에 집중해서 체크할 수 있다.

앞에서 말한 바와 같이, 미쓰비시식품은 매입 거래에서 발 빠르게 AI의 도입이 완료된 상태이다. 매입 거래는 판매거래에 비해 건수가 적지만 주체가 거래처 측에 있기 때문에 데이터의 불일치가 발생하기 쉽다. “수작업의 조합에 시간을 빼앗기고 있던 매입 거래를 우선 시 했다”(마쓰자카 씨).

향후 AI를 도입하는 판매 거래는 매입 거래와는 다른 특성이 있다. 현재, 개발이나 검증을 진행시키고 있다.

또한 클라우드 서버에 AI를 얹어서 이용하는 등 타사와 공동으로 이용하는 구조를 검토하고 있다고 한다. “같은 고민을 동업 타사도 안고 있을 것이다. 타사에게도 같은 구조를 이용할 수 있게 하고 싶다” (마쓰자카 씨).

 -- 끝 --

Copyright © 2020 [Nikkei XTECH] / Nikkei Business Publications, Inc. All rights reserved.