일본산업뉴스요약

RPA 도입, 성공의 열쇠는?
현장 담당자의 의식이 중요
데이진 인재부 워크라이프변혁추진그룹 가미누마 도시히로(上沼敏博) 그룹장

데이진(帝人)은 전표 처리 등의 사무 작업을 자동화하는 RPA(Robotic Process Automation) 도입을 추진하고 있다. 2018년부터 경리나 총무 등의 17개 업무에 RPA를 채용하여 작업시간을 평균 70~80시간 줄이는데 성공하였다. 인재부 워크라이프변혁추진그룹의 가미누마(上沼) 씨에게 주체적으로 RPA를 도입하기 위한 현장의 대응에 대해 들었다.

RPA 도입에 앞서서 작년 4월에 ‘RPA추진반’이라는 담당부서를 설치하였다. 처음에는 대부분의 멤버가 RPA에 대해 거의 알지 못하는 상황이었지만 스터디 등의 모임을 만들어 지속적으로 학습하였다.

RPA를 도입한 후에 해당 업무의 담당 사원에게 앙케이트를 실시한 결과 ‘노동시간이 줄면서 취미나 자기계발에 사용할 수 있는 시간이 늘었다’라는 대답이 나왔다. 그 외에도 ‘보다 고도의 업무에 집중할 수 있게 되었다’ ‘단순 작업에 대한 정신적인 부담이 줄었다’라는 대답도 있어 착실하게 성과를 나오고 있다는 것을 실감하고 있다.

19년 3월까지 사업부의 20개 업무에 RPA를 도입할 예정이다. 컴퓨터가 FAX의 문자를 읽어서 전자화하는 시스템과 복수의 파일로 나눠져 있는 정보를 통합하는 시스템도 활용하여 자동화 업무를 확대할 방침이다.

-- 과제도 많다 --
많은 사원이 RPA를 받아들이고는 있지만 그렇다고 RPA 도입 추진이 원활한 것만은 아니다. 업무 추진 방식이 지역간에 다른 경우나 사람의 주관적인 판단이 들어가는 작업은 자동화가 불가능하다.

우선은 RPA가 효과를 내기 쉬운 분야를 추려서 도입하는 것이 효율적이다. 동시에 지역간 업무를 통일하고, 사람의 주관적인 판단을 객관적인 기준에 반영하는 등 RPA를 사용할 수 있는 업무를 늘릴 필요가 있다.

RPA에게 어디까지 권한을 위임할 것인가도 과제다. 예를 들면 데이터를 지우는 권한을 부여하여 중요한 데이터를 지워 버렸을 경우에 누가 책임을 질 것인가? 그래서 당사에서는 자사의 서버 내에서 RPA를 일괄 관리하는 방식을 채용하였다. 사원이 마음대로 RPA를 만들 수 없도록 하여 권한과 책임을 ‘RPA추진반’에 집중시키기 위해서다.

반대로 RPA 도입으로 작업시간이 늘어난 업무도 있었다. 빌딩의 이용 상황을 기록하여 비용을 각 부서에 할당하는 업무의 경우는 작업 시간이 5배로 증가하였다. 소프트웨어의 설정이 부적절하거나 테스트 환경과 실제 업무 환경이 달랐기 때문이다. 업무의 흐름을 정확하게 이해할 필요가 있다고 새삼 느꼈다.

-- 사원이 이상적인 업무에 대해 생각 --
RPA의 도입을 성공시키기 위해서는 현장 사원의 이해와 주체성이 필수다. 그래서 도입 작업과 병행하여 ‘업무 재검토 운동’을 전개하고 있다. 지금의 부서에서 어떠한 일을 하고 싶은지 이상적인 업무에 대해 생각하도록 한다. 그리고 이를 실현하기 위한 과제를 찾아낸다. 정형적이며 지루한 업무를 RPA로 자동화하는 의의를 실감하도록 하는 것이 중요하다.

사원을 대상으로 한 설명회도 20회 정도 개최하였다. RPA의 내용을 설명하고 실제로 개발한 RPA가 컴퓨터 상에서 어떻게 작동하는지를 보여주었다. RPA로 무엇이 가능한지 알려주고 자동화가 필요한 업무를 사원이 제안하도록 한다. 앞으로는 지방 사무소나 공장에서도 설명회를 개최할 예정이다.

RPA를 도입할 때 ‘밋케탄 로봇’이라는 캐릭터를 만들었다. 경리부에 로봇 인형을 두거나 로봇에게 직함을 부여하여 눈에 보이지 않는 RPA에 친숙해지도록 하기 위해서다. 이러한 꾸준한 활동을 통해 사원이 RPA 도입에 당사자 의식을 갖도록 한다.

 -- 끝 --