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Nikkei X-TECH_2020.7.27

네슬레 일본, 20일 걸렸던 계약이 3일 만에 완료
전자 계약의 위력

네슬레 일본은 2016년에 전자계약 운용을 시작해 올 7월 시점에서 계약서 전체의 약 90%를 전자계약으로 전환했다. 전자계약으로 인해 “계약 체결 속도가 압도적으로 빨라졌다”(네슬레 일본의 미마(美馬) 법무부서 부장). 기존에는 평균 20일 정도 걸렸지만, 2~3일이면 완료된다고 한다.

미마 부장은 “당사는 새로운 것에 도전하는 것을 장려하는 기업 풍토가 있다. 새로운 도전이 늘어남에 따라 수비수 역할을 하는 법무부서의 업무량이 증가했다. 단순한 증원이 아닌 디지털의 힘으로 극복해 나가겠다고 생각했다”라고 전자계약 운용의 경위를 설명한다.

네슬레 일본이 취급하는 계약서는 월 100건 정도이다. 대부분은 기밀유지 계약서와 업무위탁 계약서 등이다. 제조업체로서의 일상적인 매입과 판매에서는 매매 계약서가 아닌, 보다 간편한 발주서를 통해 처리하고 있지만, 최초 거래 등에서는 기본 계약서를 주고 받는다. 일상적이지 않는 특수한 물품을 구입할 때에는 그 때마다 매매 계약서를 주고 받는다.

계약서 전체 중 약 90%는 변호사닷컴이 제공하는 클라우드형 전자계약 툴 ‘클라우드 사인’을 이용한 전자계약이다. 네슬레 일본과 계약 상대가 웹사이트 상에서 계약서의 전자 파일을 공유하며 전자서명 등을 통해 계약이 성립된다. 도장은 사용되지 않는다.

하지만 남은 10% 정도의 계약서는 종래대로 종이 서류와 도장을 통해 처리하고 있다. 관공서와 금융기관 등으로부터 ‘반드시 도장이 필요하다’라는 말을 듣는 거래처도 있다고 한다. 이 경우도 계약 체결 전의 사내 승인 프로세스를 클라우드 사인을 통해 추진한다. 마지막 단계인 인쇄와 날인, 계약 상대방으로의 우편 배송만이 오프라인으로 이뤄진다.

코로나19 감염 확대의 영향으로 비즈니스 활동이 저조해지면서 올 봄부터 계약서를 주고 받는 건수는 감소되고 있는 추세이다. 한편, 종이서류 계약서를 요구해온 거래처가 ‘전자계약으로 전환하고 싶다’라고 문의해 오는 케이스가 늘고 있다고 한다.

-- 기존에는 사내 품의(稟議) 절차도 종이 서류로 처리 --
미마 부장은 2015년 말에 취임했다. 이 시기 네슬레 일본의 사내 업무는 정형적인 일본의 제조업체와 마찬가지로 도장과 종이 서류를 중심으로 이뤄지고 있었다. 계약서도 우선 사내에서 담당자와 책임자, 법무 부서 등이 도장을 찍는 품의 절차를 거친 후에 계약 상대인 거래처로 계약서를 우편 배송했다.

이 때문에 종이 서류 관리와 우편 배송 등 법무 부서의 업무량 부담이 컸다. 사내 품의에 시간이 걸리는 것도 문제였다. 간부 사원이 출장일 경우 돌아올 때까지 품의를 진행하지 못하는 경우도 있었다.

-- 사내 프로세스의 디지털화도 염두에 둔 툴 선택 --
미마 부장은 전자계약 도입을 위해 2016년 전반에 툴 선정을 추진. “5개 사 정도를 비교 검토했다”(미마 부장). 검토 결과, 가장 네슬레 일본의 요건에 맞는 곳은 변호사닷컴이 제공하는 ‘클라우드 사인’이라고 판단했다.

네슬레 일본은 거래처와의 전자계약뿐만 아니라 그 전단계인 사내 품의 프로세스의 디지털화∙페이퍼리스화도 추진했다. 이번 특집의 제 1회에서 다룬 야후의 경우, 전자 계약 추진 전에 이미 사내 품의 프로세스의 페이퍼리스화에 성공했다. 네슬레 일본도 사내 품의 프로세스를 포함한 디지털화가 필요했다.

클라우드 사인은 계약 체결에 도달하기 전의 사내 품의 워크플로우를 구축하기 위한 기능이 충실했다고 한다. 이것이 네슬레 일본의 요건에 적합했다.

-- 30회의 설명회를 통해 사내의 이해 넓혀 --
미마 부장은 2016년 전반, 전자계약 추진을 당시 다카오카(高岡) 사장(올 3월 정년 퇴직)에게 제안했다. 원래 IT 활용에 적극적이던 다카오 사장은 ‘법무 부서가 괜찮다고 한다면 꼭 추진했으면 좋겠다’라고 찬성했다고 한다.

사내에서 설명하는 것도 시작했다. 간부 층은 ‘종이 품의서가 쌓이는 것이 해결된다면 감사하겠다’ 등 대부분 호의적인 반응이었다. 반면, 조달 부문과 영업부문 등 거래처와의 절충에 관련된 담당자들로부터는 ‘거래처를 이해시키는 것이 어렵다’ 등 부정적인 반응도 적지 않았다.

“거래처를 이해시키기 전에 사내 이해를 확대하는 것이 중요하다고 느꼈다”(미마 부장). 이를 위해 사내 직원을 대상으로 한 연수회를 30회 정도 개최해 꾸준히 계몽 활동을 해왔다.

연수회에서는 전자계약의 의의와 클라우드 사인의 이용 방법을 설명하고, 거래처에 제공할 ‘제안서’를 마련해 담당자가 거래처에 설명하기 쉽도록 했다.

-- 연간 200만엔의 비용 절감으로 이어져 --
이처럼 2016년부터 서서히 전자계약 운용을 확대해온 네슬러 일본은 2018년까지 계약서 전체의 90% 정도를 전자계약으로 전환했다. 이를 통해 큰 성과들이 나오고 있다.

우선 계약 체결 속도이다. 사내 품의와 사외와의 교섭 절차가 단축되었다. “기존에는 사내에서 계약을 기안한 후 사외와의 계약이 성립하기까지 약 20일 정도가 걸렸지만, 전자계약을 통해 거래처와의 우편 발송∙수신 등이 불필요해 2~3일만에 끝낼 수 있게 되었다. 최단 10분만에 계약이 체결된 케이스도 있다”(미마 부장).

또한 계약서의 인지대와 우송료, 날인과 우송에 드는 인건비 등에서 연간 200만엔 정도의 비용이 절감되고 있다고 한다. 이것은 클라우드 사인의 이용료를 크게 상회한다.

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