일본산업뉴스요약

VR, 회의의 미래 모습 투영
리코, 재택 근무 도입 / NEC, AI 사회자 ‘하세가와 씨’

엔터테인먼트나 광고가 중심이었던 가상현실(VR)이 회의 모습을 바꾸기 시작하였다. Ricoh는 가상공간에 모여서 대화하는 시스템을 개발한다. NEC는 인공지능(AI)이 참가하는 VR회의의 실증실험을 시작하였다. 비즈니스 툴이 다양화되면서 직접 만나지 않아도 커뮤니케이션을 할 수 있는 시대가 되었다. 업무방식 개혁을 순풍으로 삼아 ‘회의의 미래’를 모색하기 시작하였다.

“비밀기지에 들어가자!”. 리코의 자회사 Ricoh IT Solutions(요코하마시)에서 일하는 시타라(設楽) 씨는 오전 9시, 비즈니스용 채팅소프트 ‘Slack’으로 회의 참가를 요청하는 메시지를 받았다. 그러나 사무실에 사람은 별로 없고 회의 참석자는 출근하지도 않았다.

-- 공간적 제한 없는 가상공간 --
시타라 씨가 ‘비밀기지’라고 부르는 것은 인터넷 상의 가상공간이다. 멤버는 헤드 마운트 디스플레이(HMD)를 장착하고 대화를 한다. 가상공간에 본인 대신에 등장하는 것은 참가자의 아바타다.

리코IT솔로션즈는 자사 개발한 VR회의용 소프트웨어를 아침의 정례회의 등 사내에서 시험적으로 운용하고 있다. 개발을 한 계기는 사무실의 이전이다. 원래 도쿄에 거점이 있었지만 올 4월에 요코하마시로 이전하였다. 사원의 통근시간이 길어지기 때문에 리코IT솔로션즈에서는 재택근무를 도입하기 시작하였다. 그래서 시작된 것이 VR회의다.

회의에 직접 참가할 수 없다면 사무실과 자택을 연결하는 화상 회의로도 충분하다. 그러나 회의실에 있는 참석자가 논의의 중심이 되고 재택근무자는 옵서버의 입장이 되기 쉽다.

VR회의의 경우는 HMD로 시야가 제한되기 때문에 몰입도가 높다. 사무실에서 참석해도 자택에서 참석해도 같은 환경에서 회의에 참가할 수 있다. 이처럼 재택근무 사원이 외부에서 참가한다는 느낌을 받지 않기 때문에 당사자 의식과 주체성을 가질 수 있다.

공간을 자유롭게 사용할 수 있다는 것도 VR회의의 이점이다. 리코IT솔로션즈가 전개하는 VR회의의 가상공간에는 화이트보드와 메모를 붙이는 공간이 있다. 현실의 회의실에서는 쓸 수 있는 내용에 공간적인 한계가 있지만 가상공간은 남기고 싶은 만큼 메모를 남길 수 있다.

NEC는 VR회의에 AI를 활용한다. 자회사인 NEC매니지먼트파트너와 협력하여 실증실험을 시작하였다. AI가 전문용어를 해설하거나 회의를 진행하는 역할을 담당한다. 효과를 검증한 후에 2019년에 법인용 서비스를 제공할 생각이다.

AI는 개발 멤버 중 한 사람의 이름을 따서 ‘하세가와 씨(가칭)’라고 이름을 지었다. 예를 들면 참가자가 ‘하세가와 씨, ABW가 뭡니까?”라고 질문하면 “Activity Based Working의 약어입니다. 업무나 기분에 따라서 시간과 장소를 스스로 선택할 수 있는 워크 스타일을 말합니다”라고 대답해 준다.

VR회의에서는 정보의 양을 컨트롤할 수 있다. 예를 들면 아바타를 익명으로 할지, 인물을 특정할지 선택할 수 있다. 자유로운 발상을 촉구하는 회의는 상하관계를 느끼기 어려운 익명으로 하는 등 내용에 따라서 바꿀 수 있다. AI와 회의 참가자를 같은 아바타로 표시하는 것도 가능하다. AI와 인간의 차이를 느끼기 어렵기 때문에 대화하면서 업무를 추진하기 쉬워진다.

-- 공장의 모습 재현 --
VR회의는 가상공간에 국한되지 않고 공장 등의 현장을 회의실로 재현할 수 있다는 이점도 있다. 360도 카메라로 현장의 영상을 찍으면 오피스에 있으면서 VR을 통해 볼 수 있게 된다. 간단한 조작으로 장면을 바꾸면서 설비나 배치 등에 대해 의견을 나눌 수 있다. NEC의 SI∙서비스시장개발본부의 노나카(野中) 주임은 “VR이나 AI의 도입으로 인해 회의의 정의가 바뀐다”라고 강조한다.

KDDI는 9월 말에 일부 부서에서 VR을 사용한 회의를 도입하였다. 회의에 참가하는 사원은 HMD를 장착하고 아바타를 매개로 가상공간에 모인다. 다른 사무실이나 자택, 출장지에서도 회의에 참가할 수 있다. 리코IT솔로션즈와 같은 스타일이다.

VR회의에 참석할 때는 HMD를 장착하기 때문에 컴퓨터나 자료를 지참할 수 없다. 회의와 관계 없는 업무를 하는 ‘내근직’이 줄고 회의 시간이 단축되었다고 한다. 또한 직접 본인의 얼굴이 보이지 않기 때문에 부하가 상사에게 의견을 말하기 쉽다. 자유롭고 활발한 논의가 이루어지는 효과도 있었다고 한다. 앞으로는 다른 부서로도 도입을 확대해 나갈 방침이다.

VR회의의 보급을 위해서는 과제도 있다. 하나는 HMD의 구입에 드는 비용이다. 현재 회의에 사용되는 것은 1대에 수만 엔에 시판되고 있는 HMD가 일반적이다. HMD의 가격은 점차 내려가고 있지만 사원 전원에게 한대씩 주게 되면 기업에게는 큰 부담이 된다. HMD를 장착하는 수고도 심리적인 부담이 될 수도 있다.

일본의 회의는 시간이 길고 쓸데 없는 내용이 많다고 지적되어 왔다. 일본생산성 본부에 따르면 경제협력개발기구(OECD) 가맹국 35개국에서 일본의 시간 당 노동생산성은 20위다. G7 중 최하위다.

생산성이 낮은 이유로서 들 수 있는 것이 빈번하게 열리는 장시간 회의다. 예전에는 직접 보고를 받거나 지시를 하거나 하는 것에 의미가 있었지만 비즈니스 툴의 다양화로 인해 단순한 보고는 간단하게 해결할 수 있게 되었다.

현재 기업에서는 새로운 발상을 얼마나 많이 창출하는가로 회의 가치가 이행하고 있다. IT 등의 첨단기술과 기존의 방법을 잘 조합하는 것이 일본기업의 생산성을 높이는 열쇠가 될 것이다.

 -- 끝 --