전기전자/정보통신

Nikkei Computer_2024.2.8 특집 (p28-35)

AI가 여는 오피스 소프트웨어의 새로운 경지
조작하는 것은 이제 그만 둔다

세계 각지에서 예로부터 행해져 온 매사냥. 매사냥에서 인간이 의지하는 것은 총이나 창이 아니라 오랜 세월 함께 훈련해 온 파트너다. 지금 오피스 워크의 본질적 의미가 바뀌려 하고 있다. 여기서 방아쇠 역할을 하는 것은 생성형 AI(인공지능)를 탑재한 오피스 소프트이다.

지시를 내리면 문서 요약은 물론 자동으로 자료 작성까지 해준다. 업무 앱을 만들어 달라는 것도 무리한 주문이 아니다. 회사원에게 요구되는 것은 도구를 능숙하게 사용하기 위한 지식이 아니라 파트너가 제대로 일을 할 수 있도록 정확한 지시를 내리는 것이다.

Part 1. 소모적이지 않은 자료 작성
지시 능력이 진정한 열쇠

일반적인 사무 근로자는 노동 시간의 40% 이상을 자료나 프레젠테이션 등의 문서 작성에 소비하고 있다는 조사 데이터가 있다. 회의나 메일, 채팅 등의 커뮤니케이션 업무에도 50% 전후의 시간을 투자하고 있다고 한다. 오피스 업무는 많은 부분 IT화되었지만 사원 개개인이 갖는 부담감은 지금도 뿌리깊다.

그런 가운데 기대를 받고 있는 것이 생성형 AI(인공지능)다. 미국 마이크로소프트는 ‘Copilot for Microsoft 365’를 발매, 구글도 24년에 ‘Duet AI in Google Workspace’의 일본어판 제공을 계획하고 있는 등 앞으로 회사원에게 친숙한 존재가 될 것이다.

생성형 AI가 침투하면 회사원의 일상은 어떻게 변할까? 구체적인 장면을 바탕으로 설명해보자.

제조업체에서 영업부문 관리직을 맡고 있는 A 씨는 무리한 주문에 스트레스를 받았다. 상사로부터 “회사의 경영 과제를 논의한다는 전제로, 일본 제조업의 과제를 5일 이내에 보고서로 정리해줘”라는 지시를 받은 것이다. 뿐만 아니라 사내에서의 조직 활성화를 논의하는 이벤트를 기획하라는 지시도 급하게 내려졌다.

A 씨의 스트레스는 생성형 AI를 잘 활용해야 줄일 수 있다. 자료 작성 시간을 크게 단축할 수 있기 때문이다. 예를 들면 Word를 내장한 Copilot를 사용하면, 틀이 갖춰진 기획문서 양식을 바로 만들 수 있다.

Word의 편집 화면에 나타나는 Copilot 프롬프트에 ‘팀빌딩 이벤트를 개최합니다. 기획서를 작성해 주세요’라고 지시를 넣어 보자.

10초도 되지 않아 장소와 참가자, 예산 등의 항목이 갖춰진 기획서가 Word로 출력된다. 챗GPT에서도 비슷한 기획서안은 만들 수 있지만 제목이나 중제목의 글자를 크게 하는 등 틀이 다듬어진 문서를 작성해 주는 점이 다르다.

출력된 기획서 양식에 수정을 가해보자. ‘기획안에 팀의 역할 분담을 추가해줘’라고 추가 지시를 내린다. 그러자 팀원과 역할을 표로 만든 새로운 섹션이 추가됐다. 이와 같이 프롬프트에 지시를 내림으로써 문서에 살을 더하거나 수정할 수 있다. 물론 장소나 예산 등 AI가 알지 못하는 정보는 사람 손으로 편집이 가능하다. 이 활용 사례는 일본 마이크로소프트의 스태프가 데모에서 실연한 것이다.

-- 심층 분석과 문제 의식을 AI에 지시 --
A 씨는 또 다른 과제였던 일본 제조업의 과제를 정리하는 보고서 작성도 Copilot을 활용해 보았다.

‘일본 제조업의 과제를 보고서로 정리해줘’. 이렇게 지시를 내리면 4~5개의 섹션으로 나누어진 1~2페이지의 보고서가 출력된다. 전체 상황 설명에 이어 20년에 발생한 코로나19 사태가 업계에 대한 영향과, 디지털화에 대한 과제를 제시한 후에 대책의 방향을 보여주는 내용이다.

잘 돼 있지만 찬찬히 읽어보면 제조업에 국한되지 않는 일반론도 곳곳에 보여, 그대로는 경영회의에 사용하기 어렵다. A 씨는 더 깊게 조사하고 싶은 점이나 보강하고 싶은 재료를 프롬프트에 추가로 지시한다.

‘제조업이 디지털 기술을 활용하는 과제에 대해서 구체적인 사례를 추가해 분석해줘’ ‘공장 제조라인 종사자가 안고 있는 과제는 무엇인가?’ ‘해결책을 나타내는 대응 사례를 추가해줘’. 그러면 새로운 섹션이 더해져 보고서가 5페이지, 6페이지로 늘어나고 내용도 충실해진다.

내용에 부합한 사진이나 일러스트도 AI에 지시하면, 소프트웨어가 갖고 있는 무료 스톡 사진 기능에서 어울리는 사진을 자동으로 삽입해준다. 이들 활용 사례도 실제로 일본 마이크로소프트나 관계자가 데모에서 실연한 것이다.

충실한 자료 작성을 위해서는, AI와의 대화를 통해 더해지는 추가 지시가 중요하다. 기업의 AI 활용을 지도하는 업체 MKT 인터내셔널의 아카이(赤井) 사장은 “Copilot 등의 생성형 AI는 구체적인 지시가 없으면, 분량이나 내용은 적당히 판단하고 내용도 일반적인 내용에 그치는 경향이 있다. 자신에게 필요한 테마가 무엇인가라는 문제 의식을 갖고, 프롬프트에 정확한 지시를 주는 것이 중요하다”라고 지적한다.

-- 앱 횡단의 AI 기능도 --
구글의 'Duet AI in Google Workspace'도 비슷한 방식으로 문서 작성이 가능하다. 실제로 필자가 영어판 환경에서 시도해 보았다. 문서 소프트웨어 ‘Google Doc’ 등에서 가동되는 기본적인 프롬프트 기능 ‘Help me write’에 ‘일본 제조업의 과제를 분석해줘’라고 지시를 하자, 반 페이지 정도 분량에 10개 이상의 지적을 작성해 주었다.

'인건비 급등' '인구 고령화' '저비용 국가와의 경쟁' 등 많은 과제를 망라했지만 각 항목의 내용은 간소하다. 그래서 ‘제조업의 디지털화’ ‘공장 라인 종업원이 안고 있는 과제’ 등 특히 주목하고 싶은 과제를 열거하면, 항목 마다 자세한 분석이 기재된다.

구글은 Google Workspace에서 애플리케이션을 횡단하여 보다 고도의 지원을 담당하는 AI기능 ‘Duet AI side panel’(개발 도중 버전)도 한정된 유저에게 제공 중이다. 24년에 정식 버전을 제공할 예정이다. 문서에 맞는 사진/일러스트의 삽입이나 별도 문서로의 자동변환 등이 Duet AI side panel에 지시를 내리면 가능하다고 한다.

Part 2. 전화 확인은 과거 이야기
AI를 안내인으로 삼아 정보 수집

문서 업무에서 시간을 빼앗는 것은 자료 작성만이 아니다. 소통에 드는 부담도 무시할 수 없다. “팀내에서의 정보가 일원 관리되고 있지 않아, 상황을 확인하는 것만으로도 많은 노동력이 소요된다”. 이런 경험을 한 사람은 드물지 않을 것이다. 여기서 위력을 발휘하는 것이 미국 Notion Labs의 정보 공유 앱 ‘Notion’이다.

Part 3. 전문 업무도 손바닥 안
앱 개발이 친숙하게

생성형 AI의 등장으로 회사원의 업무 방식은 크게 바뀐다. 그 영향은 지금까지 전문성이 높다고 생각해 온 업무에도 미친다.

 -- 끝 --

Copyright © 2020 [Nikkei Computer] / Nikkei Business Publications, Inc. All rights reserved.

IT가 위험하다
주민세 고지서 전자화 먹구름, 암호화 ZIP로 ‘종이보다 불편하다’라는 목소리
특집
오퍼링 비즈니스의 정체 -- 후지쯔·NEC·히타치, 탈노동 집약
요구가 불명확해도 제안 -- 자산을 재활용하여 개발
확충 시의 세 가지 요점 -- 우선은 자산의 표준화
판매하는 구조가 필요하다 -- 활용 단계에서도 과제
기존 수탁을 제로로 -- BIPROGY의 개혁
<인터뷰>
후쿠나가 테츠야씨 정보서비스산업협회(JISA) 회장
사회의 디지털화를 선도하는 업계로 -- 사업 모델의 전환을 회원에게 촉구하다
특집
조작하는 것은 이제 그만두었다 -- AI가 여는 오피스 소프트웨어의 새로운 경지
포커스
<IT인프라테크놀로지 AWARD 2024> 주목 받는 IT인프라 기술, '생성 AI'가 상위 독점
생성 AI가 자동차, 가전, 미용에 침투 -- CES 2024에서 보인 생활의 미래도
후지쓰 간부 “도의적 책임있다” -- 영국 우체국 원죄사건 의회서 증언
일본에 2조엔 투자 표명한 AWS -- 생성 AI 수요 유입 경쟁 과열
이시카와현 대피소 정보 일원 집약 -- 1주일 만에 새로운 시스템 구현의 뒷모습
4개 통신사 노토(能登)반도 지진 응급복구 -- 도로 두절·정전·악천후에 고충
사자가 지식 계승에 생성 AI -- 문서 취득 시간을 5분의 1로 단축
<난반사>
VMware 파트너사 난감 -- 브로드컴, 계약 변경 통보
데이터는 말한다
일본 IT 엔지니어수 세계 4위, 평균연봉 세계 26위
케이스 스터디
경비 정산을 변혁하면서 용이하게, 외자에서 국산 SaaS로 이행하여 실현
도전자
<하후카히로키 씨 스마트 거버넌스 CEO?
AI가 있는 사회의 규칙 정비, '세 발 달린 짚신'으로 도전
작동하지 않는 컴퓨터
<클래스 메소드>
AWS 권한 설정으로 작업 미스, 고객 계정이 조작 불능으로
연재
<신발에 발을 어떻게 맞추나? ‘Fit to Standard’ 실천법>
'과도한 커스터마이징'은 회피하라, 사례로 보는 OOTB 추진의 요점
<AI 시대의 업무매뉴얼 운용기술>
AI는 업무 매뉴얼을 만들 수 있을까? 작성의 6공정으로부터 능력을 검증
<실천 DX, 클라우드로 시작하는 데이터 관리>
메타데이터 관리의 전체상, 데이터 카탈로그를 활용하여 효율화
<사장의 질문에 답하는 IT전문가의 대화술>
생성 AI 이용, 성공의 열쇠, 공동창조의 장에 진심으로 참여
키워드
STO（Security Token Offering）
오피니언
<극언정론>
IT 부문은 외주 비용을 증액해야한다, 상주 기술자의 임금 인상이 필요
<모바일 일도양단>
음성접속료 격차 해소로, 데이터 접속료 상승 부작용 우려
<나카타아츠시의 GAFA 심독>
주니퍼 인수로 AIOps 강화, '아루바 재현' 노리는 HPE
<오오모리 토시유키의 프로그래밍으로 가자>
마이크로 서비스는 훌륭한가? 기술에 대한 무모한 믿음은 무의미
<가쓰무라 유키히로의 '오늘도 누군가가 노린다'>